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Panoramica delle politiche

Costruire una cultura universale della conformità

In Univers, dove la connessione è tutto, è il modo in cui realizzeremo la transizione verso l’energia verde che i nostri clienti richiedono e di cui il mondo ha bisogno. Ci impegniamo a raggiungere questo obiettivo attraverso il rigoroso rispetto delle leggi e delle normative vigenti e a fare dell’integrità una parte centrale del nostro DNA e della nostra cultura, in tutte le nostre operazioni, a livello universale.

Il nostro programma di etica e conformità, basato sul Codice di Condotta Univers, si applica a tutti i dipendenti, i dirigenti, gli amministratori e i terzi che ci rappresentano. Il Codice di Condotta stabilisce standard elevati di etica e integrità in tutte le nostre operazioni commerciali, senza eccezioni, e mette il nostro personale in condizione di fare scelte etiche nelle attività quotidiane con i nostri vari stakeholder, comprese le comunità in cui operiamo.

Il Codice di Condotta Univers è supportato dalla nostra Politica Anticorruzione (che copre anche i regali e l’ospitalità). Il Codice rafforza la nostra tolleranza zero nei confronti di corruzione e concussione. Il nostro programma di whistleblowing “SpeakUp” riflette il nostro impegno a “fare il bene facendo il bene” e incoraggia a parlare se qualcosa non sembra giusto. Univers non tollera ritorsioni nei confronti di qualsiasi dipendente o partner che sollevi preoccupazioni o domande in merito a comportamenti illegali o impropri osservati o sospetti o a potenziali violazioni del Codice di Condotta di Univers o di qualsiasi politica di Univers che egli ritenga ragionevolmente essersi verificate.

Ci sforziamo continuamente di adattare e migliorare il nostro programma di etica e conformità per affrontare l’evoluzione del panorama etico e legale ovunque operiamo.

Ultima modifica: 13 set 2023

1. UN MESSAGGIO DEL NOSTRO AMMINISTRATORE DELEGATO

Cari colleghi,

Benvenuto in Univers, dove la connessione è tutto.

Colleghiamo hardware, software, beni e informazioni nel sistema di decarbonizzazione più completo al mondo. Più in generale, crediamo nel potere della connessione per sbloccare opportunità, favorire una comprensione più profonda e dare potere alle persone in tutto il mondo. Rafforza la solidarietà e alimenta il nostro lavoro sulla transizione verso il net zero e tutto ciò che verrà dopo.

La connessione si basa su relazioni, fiducia e integrità. Oltre a fare affidamento su di noi per ottenere dati precisi, affidabili e utili per la decarbonizzazione, i nostri clienti si affidano a noi per condurre noi stessi e la nostra attività con un’integrità impeccabile.

Il vero successo non è definito solo dall’obiettivo finale, ma anche dal modo in cui ci comportiamo durante il viaggio verso quell’obiettivo. È fondamentale che la nostra azienda sia costruita su principi di integrità e fiducia, per i nostri clienti, per la nostra azienda e per noi stessi.

La nostra tolleranza zero nei confronti di comportamenti illegali e non etici è articolata nel nostro Codice di Condotta, che è stato concepito per aiutarci a gestire le situazioni comuni, e talvolta insolite, che possiamo incontrare sul lavoro. Ti chiedo di leggere, comprendere e applicare il Codice di Condotta al tuo modo di operare ogni giorno, portando questi valori in tutto ciò che fai.

Il Codice di Condotta sarà il faro che guiderà il processo decisionale e creerà fiducia tra i colleghi e i clienti. Dobbiamo essere orgogliosi di ciò che facciamo e di come lo facciamo.

Grazie per aver intrapreso questo viaggio con me. Facciamo in modo che il prossimo capitolo della storia dell’Università sia all’insegna di un codice di condotta etico.

Lei Zhang

Amministratore delegato

2. RISPETTIAMO IL NOSTRO CODICE DI CONDOTTA

Mettere l’integrità al primo posto

Fin dall’inizio ci siamo guadagnati la reputazione di essere lungimiranti, non solo per stare al passo con i cambiamenti, ma anche per guidarli. Oggi questo slancio continua e promette un futuro brillante per noi, come azienda, e per coloro che serviamo.

Siamo consapevoli che, mentre continuiamo a innovare e a crescere, c’è una cosa che non deve mai cambiare: il nostro incrollabile impegno a lavorare in modo etico, onesto e nel rispetto della legge. L’integrità deve continuare a essere al centro del nostro DNA aziendale, anche quando cresciamo e affrontiamo nuove ambiziose sfide. Il nostro Codice di Condotta (“Codice“) è una risorsa fondamentale in questo senso. Aiuta ognuno di noi, a prescindere dal ruolo che ricopre all’interno della nostra azienda, a:

  • Metti l’integrità al primo posto e mantieni i più alti standard di condotta aziendale.
  • Rispettare le leggi, i regolamenti e le politiche che si applicano alla nostra attività, ovunque operiamo.
  • Superare le sfide etiche che possiamo affrontare sul lavoro ed evitare anche solo l’apparenza di qualcosa di improprio.

Il nostro Codice vale per tutti noi

Tutti i membri di Univers, come i dipendenti (a tempo pieno e parziale), i lavoratori a contratto, i consulenti interni, i funzionari e i direttori, sono tenuti a leggere, comprendere e rispettare il nostro Codice.

Noi siamo Univers

Quando ci riferiamo a “Università”, “azienda”, “noi”, “ci” o “nostro”, intendiamo l’azienda o le aziende del gruppo Univers.

Anche i consulenti esterni, i partner commerciali, i distributori, i rappresentanti, gli agenti e gli intermediari che agiscono per conto di Univers (“Terze Parti“) sono tenuti a rispettare lo spirito del nostro Codice, nonché le disposizioni contrattuali applicabili.

Coloro che supervisionano le nostre Terze Parti hanno la responsabilità di comunicare i nostri standard e di assicurarsi che vengano compresi. Se una Terza Parte non rispetta le nostre aspettative di etica e conformità o i relativi obblighi contrattuali, può comportare la risoluzione del contratto.

Il nostro impegno

Ci impegniamo a rispettare tutte le leggi, le norme e i regolamenti applicabili alla nostra attività. Poiché il Codice non è in grado di affrontare tutte le situazioni che potresti trovarti ad affrontare, disponiamo di altre risorse che possono esserti d’aiuto: tali risorse sono elencate nel Codice.

Operiamo in diversi Paesi, quindi è importante conoscere e rispettare le diverse leggi e usanze che possono essere applicate. Pur rispettando le norme dei nostri clienti, delle Terze Parti e dei colleghi di tutto il mondo, tutti in Univers devono, come minimo, rispettare gli standard e i principi del presente Codice. Se una parte del nostro Codice è in conflitto con una legge o un requisito locale, chiediamo consiglio all’ufficio legale e di conformità.

Le violazioni sono gravi

Violare il nostro Codice, le nostre politiche o la legge, o incoraggiare altri a farlo, espone la nostra azienda a responsabilità e mette a rischio la nostra reputazione. Nessun motivo, compreso il desiderio di raggiungere gli obiettivi aziendali, deve mai essere una scusa per violare il nostro Codice, le nostre politiche o la legge.

Se vedi o sospetti una violazione, è tua responsabilità segnalarla.

Chiunque violi il nostro Codice sarà soggetto ad azioni disciplinari, fino alla cessazione del rapporto di lavoro con Univers, nella misura massima consentita dalle leggi vigenti. Le violazioni di leggi o regolamenti possono anche comportare procedimenti e sanzioni legali, tra cui, in alcune circostanze, azioni penali.

Il feedback è benvenuto!

Apprezziamo i suggerimenti volti a migliorare il nostro Codice, le nostre politiche o le nostre risorse per affrontare meglio una particolare area di rischio o questione. Promuovere un’Università etica è una responsabilità che tutti condividiamo.

Comprendere le nostre responsabilità

Ognuno di noi ha una serie di responsabilità associate al proprio lavoro, ma tutti in Univers sono tenuti a farlo:

  • Conoscere il nostro Codice, le nostre politiche aziendali e le nostre specifiche responsabilità lavorative e completare la formazione necessaria per il nostro ruolo.
  • Essere professionali, onesti ed etici quando conduciamo affari per conto della nostra azienda.
  • Segnalare qualsiasi violazione nota o sospetta del nostro Codice, delle nostre politiche o della legge al nostro responsabile di linea o a uno dei canali di segnalazione elencati nel nostro Codice.
  • Collabora pienamente e dici la verità quando rispondi a un’indagine, a un’inchiesta o a un audit e non alterare o distruggere mai i documenti in risposta a un’indagine o quando si prevede un’indagine. La collaborazione con un’indagine o un audit può includere la concessione dell’accesso o del possesso del tuo laptop aziendale, del disco rigido del computer o delle e-mail all’azienda per l’esame nell’ambito di un’indagine o di un audit.

I leader danno il tono al modo in cui gli affari vengono svolti. Coloro che gestiscono o supervisionano gli altri hanno la responsabilità di:

  • Agiscono come un modello e una risorsa per il proprio team. Devono conoscere il Codice, farvi riferimento e utilizzarlo per guidare e informare le discussioni sui dilemmi etici e sulle situazioni difficili, al fine di instillare una cultura dell’integrità.
  • Creare un ambiente di lavoro rispettoso, in cui i dipendenti siano apprezzati e si sentano a proprio agio nel fare domande e dare voce alle loro preoccupazioni.
  • Ascoltano attentamente quando un problema viene portato alla loro attenzione, assicurandosi che venga trattato in modo serio e confidenziale, e intraprendono azioni di follow-up appropriate.
  • Conoscere i limiti della propria autorità, non intraprendendo mai azioni che vadano oltre la propria autorità o delegando l’autorità a qualcuno che si teme possa intraprendere una condotta illegale o non etica.

Prendere buone decisioni

Anche se le nostre intenzioni sono buone, a volte l’azione o la decisione giusta non è ovvia. In queste situazioni:

Chiediamo a noi stessi

  • Sto seguendo i valori di Univers?
  • Vorrei che i miei colleghi, i miei amici, la mia famiglia o il pubblico in generale lo leggessero?
  • Questo sostiene la reputazione di Univers di condurre gli affari in modo etico?

Se hai risposto “sì” a tutte queste domande, allora probabilmente la decisione di andare avanti è giusta.

DOMANDE E RISPOSTE

Mi trovo di fronte a una situazione in cui fare la cosa giusta potrebbe compromettere la redditività della nostra azienda. Cosa devo fare?

Devi fare ciò che è etico e legale, indipendentemente dalle circostanze. Ricorda che la nostra redditività a lungo termine dipende dalla nostra reputazione di operare con integrità ogni giorno e in ogni situazione. Se non sei sicuro di come procedere, fatti avanti e condividi le tue preoccupazioni. Contatta il tuo manager di linea o una delle risorse indicate nel nostro Codice. Parlare non è mai facile, ma è sempre la cosa giusta da fare.

Fare domande e segnalare problemi – SpeakUp

Le violazioni note o sospette del nostro Codice, delle nostre politiche o della legge, o le domande sulla giusta linea d’azione, devono essere rivolte al tuo manager di riferimento. Se non ti senti a tuo agio a parlare con il tuo manager di riferimento, ci sono altre risorse disponibili per aiutarti:

Nessuna ritorsione

Non tollereremo alcuna ritorsione nei confronti di un individuo che, in buona fede, faccia domande o denunci azioni che potrebbero essere in contrasto con il nostro Codice, le nostre politiche o la legge, o che contribuisca a un’indagine su una sospetta violazione.

Segnalare “in buona fede” significa fare un tentativo genuino di fornire informazioni oneste, complete e accurate, anche se poi si rivelano infondate o sbagliate.

DOMANDE E RISPOSTE

Il mio manager di riferimento mi ha ordinato di fare qualcosa che viola il nostro Codice. So che dovrei dirlo a qualcuno, ma ho paura che il mio responsabile di linea lo scopra e mi renda il lavoro difficile se lo faccio.

Nessuno, incluso il tuo manager di riferimento, ha l’autorità di farti fare qualcosa che possa violare il nostro Codice o le politiche aziendali. Condividi il tuo problema con l’ufficio Risorse Umane, l’ufficio Legale e di Conformità o contatta SpeakUp: avrai la certezza di aver fatto la cosa giusta, che stiamo esaminando la situazione e che non saranno tollerate ritorsioni da parte del tuo manager di linea o di altri.

Collaborare con le indagini e le revisioni contabili

Di tanto in tanto, potrebbe esserti chiesto di partecipare alle indagini e agli audit interni ed esterni che conduciamo. Ciascuno di noi è tenuto a collaborare pienamente a queste richieste e a fornire informazioni veritiere, accurate e complete.

Potresti anche ricevere indagini o richieste da parte di funzionari governativi. Se vieni a conoscenza di una potenziale indagine o inchiesta governativa, avvisa immediatamente il tuo manager di linea e l’ufficio legale e di conformità prima di intraprendere o promettere qualsiasi azione. Se ti chiediamo di rispondere a una richiesta di un funzionario governativo, offri lo stesso livello di collaborazione e assicurati che le informazioni fornite siano veritiere, accurate e complete.

Dobbiamo fare attenzione a non distruggere, alterare o nascondere alcun documento in previsione o in risposta a una richiesta di documenti e a non fornire o tentare di influenzare altri a fornire dichiarazioni incomplete, false o fuorvianti a un’azienda o a un investigatore governativo.

3. CI RISPETTIAMO A VICENDA

Diversità, equità e inclusione

Crediamo che l’ampia varietà di background, competenze e culture dei nostri dipendenti sia alla base dei nostri risultati. Celebriamo la nostra diversità, valorizziamo i contributi di ogni individuo e promuoviamo una cultura di inclusione.

Rispettiamo i nostri colleghi, i candidati e le terze parti e ci impegniamo a garantire che si sentano accolti e valorizzati e che abbiano l’opportunità di crescere, contribuire e svilupparsi con noi. Sosteniamo le leggi che vietano la discriminazione e offriamo pari opportunità di impiego, di reddito e di avanzamento in tutti i nostri dipartimenti, programmi, uffici e cantieri.

Promuoviamo la diversità

Le decisioni in materia di assunzione si basano esclusivamente sulle qualifiche, sulle competenze e sui risultati dimostrati, mai su razza, etnia, colore, religione, sesso (compresi gravidanza, orientamento sessuale e identità di genere), origine nazionale, età, stato civile, disabilità, estrazione sociale, informazioni genetiche o qualsiasi altra caratteristica protetta dalle leggi vigenti.

Fai la cosa giusta

  • Sii rispettoso, cortese e professionale nelle tue comunicazioni.
  • Non discriminare gli altri sulla base di caratteristiche protette dalla legge o dalla politica aziendale.

Fai attenzione a

  • Battute, commenti o scritti, anche nelle e-mail, nelle app di messaggistica, sui manifesti e su altri materiali, che altri potrebbero considerare offensivi.
  • Pregiudizio inappropriato – se gestisci gli altri, valuti e prendi decisioni sui tuoi dipendenti utilizzando standard oggettivi e quantificabili.

DOMANDE E RISPOSTE

Ho sentito un collega usare un linguaggio offensivo riguardo alla razza di un candidato. Dovrei dire qualcosa?

Sì. Un linguaggio del genere non ha posto in Univers. Se ti senti a tuo agio, parla direttamente con il tuo collega per esprimere la tua preoccupazione. Se non ti senti a tuo agio, parlane con il tuo manager di linea o con l’ufficio Risorse Umane. Promuoviamo un ambiente di lavoro rispettoso – per tutti – in cui la diversità e l’inclusione sono valorizzate.

Un luogo di lavoro privo di molestie

Crediamo nel diritto di ogni individuo a lavorare in un ambiente privo di intimidazioni, molestie (comprese quelle sessuali), bullismo e comportamenti abusivi. Non tolleriamo comportamenti verbali o fisici da parte di dipendenti che molestino un altro dipendente, interrompano le sue prestazioni lavorative o creino un ambiente di lavoro intimidatorio, offensivo, abusivo o ostile.

Fai la cosa giusta

  • Sostenere le politiche volte a creare un ambiente di lavoro sicuro, etico e professionale e avere il coraggio di parlare delle parole o delle azioni di altri che mettono a disagio un individuo.
  • Non visitare siti internet inappropriati e non mostrare immagini sessualmente esplicite o offensive.
  • Segnalare tutti gli episodi di molestie e intimidazioni che possono compromettere la nostra capacità di lavorare insieme e di essere produttivi.
  • Non partecipare o istigare pettegolezzi o diffondere voci negative o non veritiere sulla nostra azienda, su un collega, su un cliente o su una terza parte. Se hai domande o dubbi, rivolgiti al tuo manager di riferimento.
  • Evita qualsiasi altro comportamento che possa creare attrito o erodere la fiducia.

Fai attenzione a

  • Molestie, compresi abusi verbali, intimidazioni fisiche, minacce, schernimenti, commenti minacciosi, telefonate oscene o stalking.
  • Molestie sessuali, che comprendono comportamenti verbali o fisici indesiderati di natura sessuale (come avance sessuali o richieste di favori sessuali).
  • La visualizzazione di immagini o altri materiali sessualmente espliciti o offensivi, battute o commenti sessuali o offensivi (espliciti o con allusioni) e il leering.

Salute e sicurezza

Ognuno di noi ha la responsabilità di agire in modo da proteggere se stesso e gli altri. Indipendentemente dal lavoro che svolgiamo o dal luogo in cui lo svolgiamo, contiamo gli uni sugli altri per promuovere attivamente un luogo di lavoro sicuro e sano e per segnalare qualsiasi situazione che possa rappresentare un rischio per la salute, la sicurezza o la protezione.

Crediamo inoltre che un luogo di lavoro sicuro sia quello in cui ognuno di noi dà il meglio di sé ogni giorno. Durante il lavoro o le attività aziendali, non usiamo o possediamo – né siamo sotto l’effetto di – droghe illegali o di qualsiasi sostanza che possa danneggiare la nostra salute, la nostra sicurezza, la nostra produttività o la reputazione di Univers.

Un luogo di lavoro senza violenza

La violenza di qualsiasi tipo non ha posto all’interno di Univers. Non tollereremo:

  • Atti di vandalismo, incendio doloso, sabotaggio o altre attività criminali.
  • Infliggere lesioni fisiche a un’altra persona.
  • Comportamento intimidatorio, minaccioso o ostile.
  • Portare armi da fuoco o altre armi all’interno della proprietà dell’azienda, a meno che non vi sia un’autorizzazione in tal senso.

Fai la cosa giusta

  • Rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili in materia di salute e sicurezza sul lavoro e seguire le norme e le pratiche in materia di salute, sicurezza e protezione che si applicano al tuo lavoro.
  • Mantieni le postazioni, i corridoi e gli altri spazi di lavoro liberi da potenziali pericoli.
  • Rispettare i nostri standard di sicurezza fisica, in particolare per quanto riguarda l’ingresso e l’uscita dalle nostre strutture e la scorta dei nostri visitatori.
  • Comunica immediatamente al tuo responsabile di linea qualsiasi situazione che possa rappresentare una minaccia per la salute, la sicurezza o la protezione.

Fai attenzione a

  • Pratiche o condizioni di lavoro non sicure.
  • Noncuranza nell’applicazione degli standard di sicurezza, come le procedure di ingresso in ufficio e i protocolli delle password.

Privacy dei dati

Seguiamo le politiche aziendali e tutte le leggi e i regolamenti applicabili nella raccolta, nell’accesso, nell’utilizzo, nella conservazione, nella condivisione e nello smaltimento dei dati personali. Utilizziamo i dati personali – e li condividiamo con altri – solo se necessario per scopi commerciali legittimi. Possiamo controllare e monitorare periodicamente i sistemi informatici, i messaggi e i registri delle chiamate di proprietà dell’Università per motivi di sicurezza e per altri scopi aziendali, in linea con le leggi vigenti.

I dati personali includono …

Qualsiasi cosa che possa essere utilizzata per identificare qualcuno, direttamente o indirettamente, come nome, indirizzo e-mail, numero di telefono o numero di carta di credito.

Fai La cosa giusta

  • Rispettare e proteggere i dati personali degli altri.
  • Raccogliere, accedere, elaborare, conservare, condividere e smaltire i dati personali solo in linea con le leggi vigenti.
  • Distruggere o smaltire in modo sicuro le informazioni sensibili, in conformità con le nostre politiche.
  • Diffida dei servizi di hosting, collaborazione o cloud “gratuiti” o acquistati individualmente che potrebbero mettere a rischio i dati personali.

Fai attenzione a

  • Non riuscire a distruggere o a smaltire in modo sicuro i dati personali.
  • Utilizzare servizi di hosting, collaborazione o cloud “gratuiti” o acquistati individualmente che potrebbero mettere a rischio le informazioni personali.

DOMANDE E RISPOSTE

Ho ricevuto un’e-mail da un collega che non era destinata a me. Contiene un elenco di nomi di dipendenti, numeri di telefono e informazioni sulla valutazione delle prestazioni. Non voglio mettere nei guai nessuno, ma cosa devo fare?

Innanzitutto, non devi leggere le informazioni né condividerle con altri. Comunica al mittente che l’e-mail non è stata inviata al destinatario previsto e poi elimina l’e-mail. In secondo luogo, segnala l’accaduto al tuo manager di riferimento e al dipartimento di Dipartimento Privacy e Conformità dei datiin modo da poter intraprendere eventuali azioni correttive, se necessario, e da istruire il mittente affinché non si verifichi un incidente simile.

4. PROTEGGIAMO I NOSTRI BENI E LE NOSTRE INFORMAZIONI

Informazioni riservate

Le informazioni sono uno dei nostri beni più preziosi. Per questo motivo, siamo attenti a mantenere al sicuro le informazioni riservate e la proprietà intellettuale (“IP”), limitandone l’accesso e l’utilizzo a coloro che sono debitamente autorizzati, che hanno la necessità di conoscerle per svolgere il proprio lavoro e che le utilizzano solo per scopi aziendali legittimi.

La protezione dei nostri diritti di proprietà intellettuale è fondamentale per la nostra attività. Dobbiamo comunicare tempestivamente al management qualsiasi invenzione o altra proprietà intellettuale creata durante il periodo di impiego presso Univers e contattare l’ufficio legale e di conformità per domande sulla portata dei nostri diritti di proprietà intellettuale e sul modo in cui tali diritti si riferiscono ai prodotti o alla proprietà intellettuale di un’altra azienda.

Dobbiamo ricordare che il nostro obbligo di proteggere le informazioni riservate e la proprietà intellettuale continua anche se il nostro impiego presso Univers termina.

Non dobbiamo portare o conservare informazioni riservate da ex datori di lavoro o condividere o accettare tali informazioni riservate nel corso del lavoro presso Univers.

La proprietà intellettuale è …

I pensieri, le idee e i processi creativi che stanno dietro a ciò che realizziamo. Include:

  • Innovazioni e design
  • Sistemi, software e tecnologia
  • Brevetti, segreti commerciali, marchi e diritti d’autore
  • Piani di marketing e liste di clienti
  • Iniziative aziendali (esistenti, pianificate, proposte o in via di sviluppo)

Le informazioni riservate sono …

Per informazioni riservate si intendono tutte le informazioni o i materiali non generalmente disponibili al pubblico che riguardano l’attività di un’azienda, le attività di ricerca e sviluppo, i clienti, i dipendenti o le terze parti. Esempi di informazioni riservate sono:

  • Piani aziendali, strategici e di marketing
  • Prezzi o margini target
  • Termini e condizioni del contratto
  • Mappe di prodotto e programmi di ricerca e sviluppo
  • Iniziative strategiche
  • Elenchi di clienti
  • Segreti commerciali e altra proprietà intellettuale
  • Metodi, know-how e tecniche
  • Sistemi, software e tecnologia

Fai La cosa giusta

  • Comunica tempestivamente alla direzione dell’azienda qualsiasi invenzione o altra proprietà intellettuale che crei mentre sei alle dipendenze di Univers.
  • Etichetta correttamente le informazioni riservate per indicare come devono essere gestite, distribuite e distrutte.
  • Archivia o comunica le informazioni aziendali solo utilizzando i sistemi informatici Univers.
  • Non utilizzare, modificare o divulgare mai informazioni riservate sulla nostra azienda, sui nostri clienti o su Terzi senza un’esplicita autorizzazione o senza un appropriato accordo di non divulgazione.

Fai attenzione a

  • Discutere di informazioni riservate in luoghi in cui altri potrebbero ascoltare, ad esempio nei ristoranti, negli ascensori, in aereo, sui mezzi pubblici e quando usi il telefono.
  • Invio di informazioni riservate tramite punti di accesso wireless non sicuri, a fax o stampanti non presidiati.
  • Utilizzare informazioni riservate di altre parti che potrebbero essere proprietarie o soggette a restrizioni di divulgazione.

Salvaguardia del patrimonio universitario

Ognuno di noi è personalmente responsabile di essere un buon amministratore dei beni aziendali, utilizzandoli in modo responsabile e salvaguardandoli da frodi, sprechi e abusi. Rispettiamo tutte le politiche e le procedure di sicurezza delle informazioni, utilizziamo e gestiamo correttamente i beni di Univers. L’uso personale dei beni aziendali è sconsigliato ma, laddove consentito, deve essere ridotto al minimo, non deve avere effetti negativi sulla produttività, sull’ambiente di lavoro o sulla nostra reputazione e non deve essere utilizzato per scopi esterni al lavoro o per guadagno personale.

Tutte le informazioni create, condivise o scaricate sui sistemi aziendali appartengono a Univers e abbiamo il diritto di controllare e monitorare l’uso del sistema in qualsiasi momento, senza fornire alcuna notifica, nella misura consentita dalla legge.

Beni fisici ed elettronici

I beni aziendali sono le risorse (materiali e immateriali) di proprietà di Univers e messe a tua disposizione per svolgere il tuo lavoro. I beni fisici comprendono le strutture, i materiali e le attrezzature di Univers. I beni elettronici comprendono i sistemi informatici e di comunicazione, il software e l’hardware. Anche i file e i registri sono beni aziendali e abbiamo la responsabilità di garantirne la riservatezza, la sicurezza e l’integrità.

Fai La cosa giusta

  • Usa i beni dell’azienda per svolgere il tuo lavoro, mai per qualcosa di improprio o illegale.
  • Mantenere buone pratiche di sicurezza fisica.
  • Osservare le migliori pratiche di cybersecurity e privacy dei dati per proteggere le nostre risorse elettroniche:
  • Utilizza solo software che hanno ottenuto una licenza adeguata. Per sapere se un determinato uso del software è autorizzato o meno, rivolgiti al reparto IT e al reparto Cybersecurity.
  • Fai attenzione ai tentativi di phishing: fai attenzione ad aprire allegati di e-mail provenienti da mittenti sconosciuti o a cliccare su link sospetti. Non condividere le password e non permettere ad altre persone, compresi amici e familiari, di utilizzare le risorse dell’Università.

Fai attenzione a

  • Utilizzo dei beni dell’Università senza autorizzazione o approvazione.
  • Uso eccessivo dei beni aziendali per scopi personali.
  • Violazioni della sicurezza fisica: fai attenzione e segnala qualsiasi persona che si trovi nelle nostre strutture e che non abbia le credenziali adeguate.
  • Copiare o utilizzare software senza licenza o “pirata” sui computer aziendali o su altre apparecchiature per svolgere le attività aziendali: questa pratica potrebbe mettere a rischio i nostri sistemi ed è severamente vietata.
  • Visualizzare o inviare materiali inappropriati utilizzando le risorse di Univers.

DOMANDE E RISPOSTE

Posso trasferire informazioni aziendali, che includono dati personali, da Sharepoint a una chiavetta di memoria in modo da poter lavorare sulle informazioni quando sono lontano dall’ufficio. È consentito?

No. Consulta il dipartimento di Cybersecurity per ricevere assistenza e indicazioni.

Media e comunicazioni

Ci impegniamo a mantenere comunicazioni oneste, professionali e legali e a rispettare l’obbligo di fornire informazioni complete, corrette e tempestive in tutti i rapporti e documenti che descrivono la nostra attività e i risultati finanziari. Abbiamo autorizzato determinati dipendenti a parlare a nostro nome per garantire che le informazioni sulla nostra azienda siano accurate e coerenti. Ognuno di noi deve aiutare l’azienda a garantire che solo le persone autorizzate parlino a nome di Univers.

Fai La cosa giusta

  • Riferisci al reparto Marketing qualsiasi comunicazione proveniente da media, investitori, analisti azionari e membri della comunità finanziaria.
  • Chiedi l’approvazione del tuo manager di linea e dell’ufficio marketing prima di accettare di tenere discorsi pubblici, partecipare a gruppi di discussione o scrivere articoli per riviste professionali o altre comunicazioni pubbliche che riguardano l’Università.
  • Fai attenzione a ciò che pubblichi sui social media. Non pubblicare mai contenuti irrispettosi, molesti o discriminatori in nessuna delle tue comunicazioni.

Fai attenzione a

  • La tentazione di utilizzare il tuo titolo o la tua affiliazione al di fuori del tuo lavoro per l’Università senza che sia chiaro che l’uso è solo a scopo identificativo.
  • Inviti a parlare “in via ufficiosa” con giornalisti o analisti che ti chiedono informazioni su Univers o sui suoi clienti o su Terzi.

I social media

Fai attenzione quando scrivi comunicazioni che potrebbero essere pubblicate online, poiché queste potrebbero riflettersi su di te o su Univers. Devi quindi prestare attenzione a ciò che pubblichi sui tuoi social media. Se partecipi a gruppi di discussione su internet, chat room, bacheche, blog, siti di social media o altre comunicazioni elettroniche, anche con uno pseudonimo, non dare mai l’impressione di parlare a nome di Univers.

DOMANDE E RISPOSTE

Ho letto un articolo online che riportava informazioni inesatte sulla nostra azienda. Posso rispondere nella sezione commenti per correggere queste informazioni errate?

Se ritieni che sia stata pubblicata una dichiarazione falsa sulla nostra azienda, non commentare né rispondere, anche se il tuo intento è quello di “mettere le cose in chiaro”. Il tuo post potrebbe essere interpretato in modo errato, dare adito a false voci o risultare impreciso o fuorviante. Contatta invece l’ufficio marketing in merito all’articolo e permetti loro di rispondere a nome della nostra azienda.

5. RISPETTIAMO LE LEGGI VIGENTI

Corruzione

Ci impegniamo a rispettare tutte le leggi anticorruzione applicabili. Qualsiasi forma di concussione e corruzione non sarà quindi tollerata, compresi i pagamenti agevolati (noti anche come “pagamenti a pioggia”) e le “tangenti”. A sostegno dei nostri sforzi per prevenire la corruzione, controlliamo e monitoriamo le Terze Parti che lavorano per nostro conto per assicurarci che operino in stretta conformità con i nostri standard e la legge e che mantengano registri accurati di tutte le transazioni.

Fai La cosa giusta

  • Tieni presente che una tangente può essere qualcosa di diverso dal denaro contante (inclusi contanti o carte regalo, buoni regalo e azioni): la corruzione consiste nel dare o ricevere qualsiasi cosa di valore (o nell’offrirsi di farlo) al fine di ottenere un vantaggio commerciale, contrattuale, normativo o personale.
  • Su una base sensibile al rischio (cioè proporzionata al livello di rischio di corruzione), conduci un livello adeguato di due diligence sulle potenziali Terze Parti e nelle situazioni in cui le “bandiere rosse” indicherebbero la necessità di ulteriori controlli.
  • Non dare mai nulla di valore che non sia conforme alle leggi e ai regolamenti locali. Offri e accetta solo regali e intrattenimenti conformi alle nostre politiche e registra in modo accurato e completo tutti i pagamenti a terzi.
  • Evita di offrire regali o intrattenimenti quando il loro momento potrebbe essere visto come un tentativo di influenzare o ricompensare un risultato. Ad esempio, quando sta per essere presa la decisione di assegnare un contratto nell’ambito di una gara pubblica per la quale abbiamo presentato un’offerta.

Fai attenzione a

  • Pagamenti di facilitazione o “untuosi” – piccoli pagamenti effettuati a un funzionario governativo di basso livello con lo scopo di incoraggiare il funzionario ad adempiere alle proprie responsabilità.
  • Gli agenti che non desiderano che tutti i termini del loro impegno con Univers siano chiaramente documentati per iscritto.
  • Sappi che le regole su ciò che possiamo dare o accettare dai funzionari governativi sono molto più rigide.
  • Nel caso in cui un regalo o un’offerta di ospitalità superi la soglia prevista dalla nostra Politica Anticorruzione, prima di fare o ricevere tale regalo o offerta, dovrai ottenere l’approvazione preventiva e registrarlo tramite il nostro Registro G&H.

Funzionari governativi

I funzionari governativi comprendono i dipendenti pubblici, i partiti politici, i candidati alle cariche, i dipendenti di organizzazioni pubbliche e le entità di proprietà del governo.

DOMANDE E RISPOSTE

Durante un viaggio, ho ricevuto un regalo da un partner commerciale che ritengo eccessivo. Cosa dovrei fare?

Prima di ricevere l’omaggio, devi chiedere consiglio al tuo (i) responsabile di funzione o di business; (ii) manager di linea; o (iii) proprietario del centro di costo. In caso di ulteriori dubbi, tutte le domande devono essere rivolte all’Ufficio Legale e Compliance. Potremmo dover restituire l’omaggio con una lettera che spiega la nostra politica. Se un regalo è deperibile o non è possibile restituirlo, un’altra opzione può essere quella di distribuirlo ai dipendenti o donarlo in beneficenza, con una lettera di spiegazione al donatore.

Anti-concorrenza/Antitrust e concorrenza leale

Crediamo che tutti traggano beneficio da un mercato fiorente. Ci impegniamo per una concorrenza libera e aperta. Non ci impegniamo in pratiche che possano limitare la concorrenza o cercare di ottenere vantaggi competitivi attraverso pratiche commerciali non etiche o illegali. Le leggi e i regolamenti anticoncorrenza/antitrust sono complessi e, se violati, possono comportare multe salate sia per l’azienda che per i suoi dipendenti. Per questo motivo, è bene che tu chieda aiuto per capire cosa sia appropriato e cosa no.

Nella raccolta di informazioni commerciali sui nostri concorrenti, osserviamo i più alti standard etici. Otteniamo informazioni sulla concorrenza solo attraverso mezzi legali ed etici, mai attraverso false dichiarazioni, frodi, inganni o l’uso di tecnologie per “spiare” gli altri. La condivisione di informazioni sensibili sulla concorrenza con i concorrenti (sia che tali informazioni appartengano a noi o a Terze Parti) è sempre vietata.

Fai La cosa giusta

  • Non intraprendere conversazioni con i concorrenti su informazioni sensibili dal punto di vista della concorrenza e non stipulare accordi con i concorrenti o con altri per mettere in atto comportamenti anticoncorrenziali.
  • Fai attenzione quando accetti informazioni sulla concorrenza da terze parti. Devi conoscere e fidarti delle loro fonti ed essere sicuro che le informazioni che ti forniscono non siano protette da leggi sul segreto commerciale, accordi di non divulgazione o di riservatezza.
  • Rispettare l’obbligo degli altri di mantenere riservate le informazioni sulla concorrenza, compresi gli ex dipendenti dei concorrenti.
  • Non interferire ingiustamente con le relazioni esistenti tra i nostri concorrenti e i loro clienti.

Fai attenzione a

  • Comportamenti anticoncorrenziali, tra cui:
  • Manipolazione delle offerte – quando i concorrenti o i fornitori di servizi manipolano le offerte in modo da limitare la concorrenza leale. Ciò può includere la comparazione delle offerte, l’accordo di non fare offerte o la presentazione consapevole di offerte non competitive.
  • Collusione – quando le aziende comunicano o si accordano segretamente su come competere. Ciò potrebbe includere accordi o scambi di informazioni su prezzi, condizioni, salari o allocazione di clienti, fornitori o mercati.
  • Legame – quando un’azienda con potere di mercato costringe i clienti ad accettare servizi o prodotti che non vogliono o di cui non hanno bisogno.
  • Prezzi predatori – quando un’azienda con potere di mercato vende un servizio sottocosto per eliminare o danneggiare un concorrente, con l’intento di recuperare la perdita di entrate in un secondo momento aumentando i prezzi dopo che il concorrente è stato eliminato o danneggiato.
  • Portare con sé documenti o documenti informatici di precedenti datori di lavoro in violazione di leggi o contratti.
  • Utilizzare informazioni riservate di altri senza le dovute approvazioni.
  • Usare i colloqui di lavoro per raccogliere informazioni riservate su concorrenti o altri.
  • Suggerimenti da parte di terzi per nuovi prodotti, caratteristiche del prodotto o servizi quando la fonte dell’idea originale non è del tutto nota.

DOMANDE E RISPOSTE

Di recente ho sentito parlare di una riunione che un concorrente terrà in occasione di una conferenza a cui parteciperò. Non credo che mi permetteranno di partecipare se sapranno che vengo dall’Università. Posso partecipare a condizione di mantenere segreta la mia identità?

No. Raccogliere informazioni sui concorrenti è un’attività commerciale legittima se fatta nel modo giusto. Nascondere – o non rivelare – la propria identità non è non il modo giusto. E la tua partecipazione a un evento di un concorrente potrebbe addirittura sollevare problemi di antitrust. Mantieni sempre standard elevati e assicurati di evitare anche solo l’apparenza di qualcosa di improprio.

Insider Trading

Rispettiamo le leggi sull’insider trading. Chiunque in Univers può venire a conoscenza di informazioni materiali non pubbliche (“interne”) sulla nostra azienda o su altre società quotate in borsa, ma non usiamo queste informazioni né le divulghiamo ad altri affinché possano fare trading (una pratica nota come “tipping”). Se vieni a conoscenza di informazioni interne, non devi agire in base ad esse fino a quando le informazioni non sono state rese pubbliche. La mancata osservanza di questo divieto potrebbe esporre te e Univers a sanzioni civili e penali.

Le informazioni materiali sono …

Informazioni che un investitore ragionevole prenderebbe in considerazione per decidere se acquistare o vendere un titolo, ad esempio informazioni su:

  • Un significativo sviluppo del prodotto
  • L’acquisizione o la perdita di un cliente, di un fornitore o di un contratto importante, una proposta di fusione, un’acquisizione o una cessione.
  • Un’espansione o una riduzione significativa delle operazioni
  • Proiezioni di utili o perdite future
  • Avvio o risoluzione di cause legali
  • Cambiamenti importanti nella gestione o nel controllo

Fai La cosa giusta

  • Rispetta il diritto di ogni azienda di proteggere le proprie informazioni interne.
  • Non acquistare o vendere mai titoli di una società quando sei in possesso di informazioni privilegiate su di essa.
  • Proteggere le informazioni materiali non pubbliche dal pubblico in generale, comprese le informazioni in formato elettronico e cartaceo.
  • Discuti qualsiasi domanda o dubbio sull’insider trading con il tuo manager di linea o con l’ufficio legale e di conformità.

Fai attenzione a

  • Richieste da parte di amici o parenti di informazioni su aziende con cui facciamo affari o su cui abbiamo informazioni riservate: anche le conversazioni occasionali potrebbero essere considerate come “soffiate” illegali di informazioni interne.
  • Condividere informazioni materiali non pubbliche con chiunque, sia di proposito che per caso, a meno che non sia essenziale per le attività dell’Università.

Conformità al commercio globale

Abbiamo operazioni globali che supportano una base di clienti in tutto il mondo. Per mantenere e far crescere la nostra attività, rispettiamo rigorosamente tutte le leggi e i regolamenti applicabili che:

  • Governare l’importazione, l’esportazione e la riesportazione dei nostri prodotti, della tecnologia e del software.
  • Imporre embarghi commerciali e sanzioni economiche che vietano alcune o tutte le attività commerciali con determinati Paesi e i loro cittadini, o con specifiche entità o individui.
  • Proibire i boicottaggi non sanzionati o il rifiuto di commerciare con un determinato paese.

Ogni persona di Univers che ha la responsabilità di esportare prodotti o di ricevere prodotti importati ha la responsabilità di controllare i clienti, i fornitori e le transazioni per garantire la conformità a tutti i requisiti applicabili.

Fai la cosa giusta

  • Tieni presente che qualsiasi violazione delle leggi sull’importazione o sull’esportazione, anche per ignoranza, potrebbe avere effetti dannosi e duraturi sulla nostra attività.
  • Ottenere tutte le licenze necessarie prima di esportare o riesportare prodotti, servizi o tecnologie.
  • Riportare informazioni complete, accurate e dettagliate su ogni prodotto importato, compresi il luogo o i luoghi di produzione e il costo totale.
  • Rivolgi qualsiasi domanda relativa alle importazioni o alle esportazioni dei nostri prodotti, parti o tecnologie all’ufficio legale e di conformità.

Fai attenzione a

  • Trasporto di beni aziendali che contengono determinate tecnologie (come un computer che un socio porta con sé durante un viaggio di lavoro) in un altro paese.
  • Trasferire dati tecnici e tecnologia a qualcuno in un altro paese, ad esempio tramite e-mail, conversazioni, riunioni o accesso a database. Questa restrizione si applica alla condivisione di informazioni con colleghi e non dipendenti.

Antiriciclaggio

Ci impegniamo a condurre le nostre attività in modo da prevenire il riciclaggio di denaro e a rispettare tutte le leggi contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo ovunque operiamo. Segnala qualsiasi transazione e attività finanziaria sospetta al tuo manager di riferimento, all’ufficio finanziario, al direttore legale o al consulente per la regolamentazione e la conformità. Puoi anche fare una segnalazione anonima tramite la piattaforma di segnalazione SpeakUp.

Il riciclaggio di denaro è …

Il processo per far apparire “pulito” (o legittimo) il “denaro sporco” (i proventi di attività criminali) nascondendo i benefici derivanti da una condotta criminale in modo che sembrino provenire da una fonte legittima. Si tratta di un problema globale che può minare l’integrità di un’azienda, danneggiarne la reputazione ed esporre sia l’azienda che gli individui coinvolti a pesanti sanzioni.

Fai attenzione a

  • Un cliente o una Terza Parte che si rifiuta di fornire documenti di identificazione o i documenti di identificazione forniti non sono ufficiali o sembrano essere falsi o altrimenti manomessi.
  • Pagamenti a o da individui o aziende che non hanno alcun legame apparente o logico con il cliente, con la Terza Parte o con la transazione.
  • Pagamenti verso o da paesi considerati ad alto rischio di riciclaggio di denaro o di finanziamento del terrorismo.

6. CONDUCIAMO GLI AFFARI IN MODO RESPONSABILE

Registrazione accurata e completa

L’accurata tenuta dei registri non è compito di una sola persona, di un solo team o di un solo reparto. Alcuni dipendenti hanno responsabilità particolari in questo ambito, ma tutti noi contribuiamo al processo di registrazione dei risultati aziendali o alla tenuta dei registri.

Abbiamo la responsabilità di assicurarci che le informazioni registrate siano accurate, tempestive e complete, oltre che mantenute e smaltite in modo coerente con i nostri controlli interni, i requisiti di divulgazione e gli obblighi legali. I nostri libri e registri devono riflettere in modo accurato ed equo le nostre transazioni in modo sufficientemente dettagliato e in conformità con le nostre pratiche e politiche contabili.

Fai la cosa giusta

  • Sii guidato dai principi di trasparenza e veridicità, creando documenti aziendali che riflettano accuratamente la verità dell’evento o della transazione sottostante.
  • Non nascondere mai un illecito o permettere ad altri di farlo, e non nascondere o distruggere mai i documenti in risposta a – o in previsione di – un’indagine o un audit.
  • Rivolgi le tue domande o i tuoi dubbi sulla conservazione o la distruzione dei documenti aziendali al dipartimento Data Privacy & Compliance.
  • Rispettare il nostro processo di governance dei contratti e il nostro sistema di controlli finanziari, operativi e di conformità, compreso l’ottenimento delle opportune approvazioni per le decisioni finanziarie e commerciali, che costituiscono la base della nostra autorità di agire per conto di Univers.

Fai attenzione a

  • Registrazioni che non sono chiare e complete o che nascondono la vera natura di un’azione.
  • Fondi, attività o passività non dichiarate o non registrate.
  • Distruzione impropria di documenti.

DOMANDE E RISPOSTE

Stiamo sforando il budget per un piccolo contratto e il nostro project manager mi ha chiesto di spendere parte del mio tempo su quel contratto per un altro progetto separato. Non mi sembra giusto.

Non è giusto. Fare ciò che il tuo collega ti chiede sarebbe falsificare un record ed è severamente vietato dalle nostre politiche. Hai l’obbligo di applicare il tuo tempo in modo accurato al progetto corretto. Spiega al project manager che non hai intenzione di soddisfare la sua richiesta e perché, e poi segnala la situazione al tuo manager di linea o a un’altra risorsa in modo che la situazione possa essere affrontata in modo appropriato.

Fair Dealing

Sappiamo che il successo della nostra azienda dipende dalla costruzione di relazioni e dal mantenimento della fiducia. Trattiamo i nostri clienti, i concorrenti e le terze parti in modo equo, come vorremmo essere trattati noi. Siamo reattivi alle richieste e alle domande e lavoriamo per capire e soddisfare le loro esigenze. Cerchiamo di ottenere un vantaggio competitivo attraverso le nostre eccezionali soluzioni software, i nostri servizi e il nostro supporto, mai attraverso pratiche non etiche o illegali.

Fai la cosa giusta

  • Dite la verità sulla nostra azienda, sulle nostre offerte e sulle nostre capacità: non fate mai affermazioni che non siano vere.
  • Non manipolare, occultare, travisare fatti materiali, abusare di informazioni privilegiate o intraprendere qualsiasi altra pratica commerciale sleale.
  • Se noti o sospetti un errore, un’omissione, un ritardo ingiustificato o un difetto nella qualità o nel servizio clienti, parlane con il tuo responsabile di linea.

Fai attenzione a

  • Pressioni da parte di un collega o di una terza parte per ridurre gli standard di qualità o di consegna.
  • Richieste da parte di un cliente o di una terza parte di fare qualcosa che tu consideri non etico o illegale.
  • L’overpromising, ovvero la tentazione di dire ai clienti ciò che si pensa vogliano sentire, invece di dire loro la verità.

DOMANDE E RISPOSTE

Mentre facevamo brainstorming su alcune nuove idee per il marketing del nostro software, uno dei miei colleghi ci ha suggerito di inserire un’affermazione secondo cui il prodotto di un concorrente non rispetta i nostri stessi standard. È un’affermazione che sospettiamo sia vera, ma non abbiamo prove certe. È corretto includere questa affermazione nel nostro annuncio?

Ci sono alcuni tipi di affermazioni che possiamo fare sui prodotti dei nostri concorrenti, ma solo se tali affermazioni sono veritiere e accurate e se possiamo supportarle con una solida documentazione.

Le nostre attività governative

In quanto azienda che partecipa al settore degli appalti pubblici, lavoriamo per essere un partner valido e responsabile. Ci impegniamo a soddisfare i numerosi requisiti legali, normativi e contrattuali che si applicano ai nostri contratti governativi. Tali requisiti possono riguardare le gare d’appalto, l’esecuzione del contratto, i regali e gli intrattenimenti, gli acquisti, la contabilità, le fatture, i subappalti, le pratiche di assunzione e altre questioni.

Fai la cosa giusta

  • Se sei responsabile della conduzione di affari con il governo per conto di Univers, assicurati di conoscere e rispettare i requisiti contrattuali e tutte le leggi e i regolamenti che si applicano al nostro lavoro con il governo.
  • Tieni presente che molti dei requisiti che dobbiamo soddisfare si estendono anche ai singoli e alle aziende che lavorano per nostro conto.

Conflitti di interesse

Abbiamo la responsabilità di prendere decisioni aziendali che siano nel migliore interesse di Univers e di usare il buon senso nel farlo. Interessi o relazioni personali che influenzano o che potrebbero ragionevolmente sembrare influenzare qualsiasi decisione che prendi per conto di Univers potrebbero danneggiare la nostra reputazione e la nostra attività. Anche se un conflitto di interessi non è necessariamente un problema di per sé, devi rivelare immediatamente un conflitto di interessi reale, potenziale o percepito per proteggere te stesso e Univers e ogni volta che l’azienda lo richiede.

Un conflitto di interessi può verificarsi quando …

Hai un interesse o un’attività concorrente che potrebbe interferire o sembrare interferire con la tua capacità di agire nel migliore interesse di Univers e con i suoi doveri verso Univers.

Esempi di aree in cui spesso si verificano conflitti di interesse sono:

  • Relazioni familiari o personali
  • Lavoro esterno
  • Opportunità aziendali
  • Interessi finanziari personali
  • Servire come membro del consiglio di amministrazione o di un comitato consultivo

Fare La cosa giusta

  • Prendere decisioni commerciali nell’interesse di Univers.
  • Evitare situazioni di conflitto di interessi reali, potenziali e percepite, quando possibile.
  • Affronta in modo proattivo le situazioni che potrebbero mettere i tuoi interessi o quelli di un tuo familiare in potenziale conflitto con quelli di Univers.
  • Divulgare qualsiasi situazione che sia, o che possa essere percepita come, un conflitto di interessi in conformità con la nostra Politica sul conflitto di interessi e sull’insider trading.
  • Se non sei sicuro di trovarti in una posizione di conflitto, consulta l’ufficio Risorse Umane.

Regali e intrattenimento

Sappiamo che offrire e accettare doni, pasti e ospitalità può creare buoni rapporti di lavoro, ma le offerte sontuose (eccessive o stravaganti) o date/accettate con troppa frequenza possono inviare un messaggio sbagliato, compromettere la nostra obiettività e rappresentare un conflitto di interessi. Offriamo e accettiamo solo regali e intrattenimenti conformi alle nostre politiche e alle leggi e normative vigenti e ci assicuriamo che tutto ciò che viene offerto o ricevuto sia accuratamente riportato nei nostri libri e registri.

Fai La cosa giusta

  • Non chiedere o sollecitare regali, favori, intrattenimenti o servizi personali.
  • Assicurati che i regali e gli intrattenimenti siano offerti per costruire relazioni commerciali, non per influenzare il processo decisionale.
  • Non offrire mai regali a – o accettarli da – una Terza Parte con cui sei coinvolto in trattative contrattuali.
  • Prima di offrire o fornire regali o intrattenimenti, è necessario rispettare non solo le nostre politiche, ma anche quelle dell’organizzazione del destinatario.
  • Non offrire o accettare mai regali o intrattenimenti, anche se conformi alle nostre politiche, se l’intento è quello di influenzare impropriamente una decisione.
  • Se sospetti che un collega o una terza parte stia cercando di influenzare in modo improprio un cliente o un funzionario pubblico, condividi immediatamente la tua preoccupazione.
  • Ottenere l’approvazione attraverso il nostro Registro dei regali e dell’ospitalità online prima di offrire regali e/o ospitalità che soddisfino le soglie di segnalazione stabilite nella nostra Politica anticorruzione.

Fai attenzione a

  • Regali in contanti o equivalenti: non sono mai accettabili.
  • Situazioni che potrebbero mettere in imbarazzo te o la nostra azienda (ad esempio, intrattenimento in locali a sfondo sessuale).
  • I divieti e le restrizioni in materia di doni e ospitalità specifici per ogni Paese che possono essere indicati nella nostra Politica Anticorruzione.

DOMANDE E RISPOSTE

Uno dei nostri fornitori mi ha inviato una carta regalo. Cosa devo fare?

Una carta regalo è un equivalente in denaro e non è mai consentita. Devi restituire la carta regalo spiegando gentilmente che la nostra politica ti vieta di tenerla.

Lavorare con i nostri clienti, fornitori e partner

I nostri clienti e le terze parti sono parte integrante del nostro successo. Cerchiamo terze parti che condividano il nostro impegno verso standard elevati e prendiamo decisioni di approvvigionamento basate su criteri oggettivi, valutando la loro integrità e la capacità di soddisfare le nostre esigenze e i nostri requisiti commerciali e tecnici. Tutti gli accordi sono negoziati in buona fede e devono essere equi e ragionevoli per entrambe le parti.

Minerali di conflitto

I ricavi derivanti dai minerali dei conflitti sono stati collegati al finanziamento di gruppi impegnati in violenze estreme e atrocità dei diritti umani. Lavoriamo a stretto contatto con i fornitori di materie prime, parti e componenti e comunichiamo la nostra aspettativa che i fornitori e i venditori rispettino tutte le leggi applicabili, comprese quelle volte a fornire minerali privi di conflitti.

7. FACCIAMO LA DIFFERENZA NEL MONDO

Sostenibilità e gestione ambientale

Stiamo compiendo progressi misurabili verso il net zero e tutto ciò che verrà dopo. Ci impegniamo ad aiutare i nostri partner a ottimizzare i sistemi energetici e a ridurre le emissioni di anidride carbonica, e ci dedichiamo anche a un’azione aggressiva per il clima nelle nostre operazioni e in tutta la nostra catena di valore. Rispettiamo tutte le leggi, i regolamenti e i permessi in materia di ambiente, salute e sicurezza. Contatta il Responsabile ESG per qualsiasi domanda sulla conformità o sui requisiti di reporting associati alle leggi e alle politiche in materia di ambiente, salute e sicurezza.

Fai La cosa giusta

  • Affrontare il cambiamento climatico migliorando l’efficienza delle risorse e riducendo l’impatto ambientale per ottenere una riduzione delle emissioni di gas serra per le nostre attività, i nostri clienti, i nostri partner e la nostra catena di fornitura.
  • Promuovere lo sviluppo e l’utilizzo di energie rinnovabili per ridurre la dipendenza da fonti non rinnovabili.
  • Sostenere l’uso responsabile delle risorse integrando la Politica degli Acquisti Verdi nel nostro processo di acquisto.
  • Puntiamo a trasformare l’economia in un’economia circolare e a basse emissioni di carbonio attraverso i nostri prodotti e servizi.
  • Ridurre al minimo gli impatti negativi che le nostre attività possono avere sull’ambiente naturale nell’ambito della salute dell’ecosistema e della biodiversità.
  • Cercare in modo proattivo le opportunità per i nostri dipendenti, partner e clienti di ridurre al minimo l’impronta di carbonio, i rifiuti, l’energia e l’uso di risorse naturali nelle nostre operazioni e nella nostra catena del valore.

Qualità e sicurezza dei prodotti

Durante l’intero ciclo di vita del prodotto e la consegna del progetto, ci assicuriamo che i nostri processi e le nostre procedure relative ai prodotti e ai servizi soddisfino o superino i nostri standard di qualità, sicurezza e prestazioni, nonché gli standard stabiliti dalle leggi, dalle normative governative e dal nostro settore. Ci aspettiamo lo stesso livello di impegno da parte delle nostre Terze Parti.

Fai la cosa giusta

  • Fai la tua parte per garantire test di qualità e rapporti sulle prestazioni completi e accurati.
  • Onorare il nostro impegno per la qualità – lavorare per un miglioramento continuo, ma non prendere mai scorciatoie o fare eccezioni che potrebbero compromettere la qualità o la sicurezza dei nostri prodotti e servizi.
  • Se ritieni che ci sia un problema o un difetto che potrebbe compromettere le nostre offerte, segnalalo immediatamente al tuo manager di linea o al dipartimento di Garanzia della Qualità.

Diritti umani

Crediamo che la dignità umana inizi dalle nostre interazioni quotidiane tra di noi, con i nostri terzi e con i nostri clienti. Ciò significa promuovere la diversità e fare la nostra parte per proteggere i diritti e la dignità di tutti coloro con cui facciamo affari. Conduciamo le nostre attività in modo da rispettare i diritti umani e la dignità di tutti e sosteniamo gli sforzi internazionali per promuovere e proteggere i diritti umani, compresa l’assoluta opposizione alla schiavitù e al traffico di esseri umani.

Fai La cosa giusta

  • Lavorare per coinvolgere terze parti che si impegnano a rispettare pratiche di lavoro eque e standard umani sul posto di lavoro.
  • Sii vigile: segnala qualsiasi sospetto o prova di abusi dei diritti umani, come il lavoro forzato o la tratta di esseri umani, nelle nostre attività o in quelle di terzi.

DOMANDE E RISPOSTE

Ho sentito dire che una delle terze parti che stiamo prendendo in considerazione ha la reputazione di essere coinvolta in pratiche di lavoro discutibili. Devo dirlo a qualcuno?

Anche se non sei stato coinvolto nel processo decisionale relativo a questa Terza Parte, è importante che tu condivida ciò che hai sentito con i colleghi responsabili della decisione. Ogni volta che vieni a conoscenza di un’attività che va contro le nostre politiche o che potrebbe riflettersi negativamente sulla nostra azienda, contiamo su di te per far sentire la tua voce.

Attività politiche

Ognuno di noi ha il diritto di partecipare volontariamente al processo politico contribuendo con il proprio tempo e le proprie risorse a sostegno di campagne o candidati. Tuttavia, devi sempre chiarire che le tue opinioni e azioni personali non sono quelle di Univers e non devi mai utilizzare i fondi, il tempo, le strutture o il nome di Univers per scopi politici senza un’adeguata autorizzazione.

Fai La cosa giusta

  • Assicurati che le tue opinioni e attività politiche personali non siano considerate come quelle dell’azienda.
  • Seguire tutte le leggi, le norme e i regolamenti elettorali federali, statali, locali e stranieri in materia di contributi e spese.
  • Non esercitare mai pressioni dirette o indirette su un altro dipendente affinché contribuisca, sostenga o si opponga a qualsiasi candidato o partito politico.
  • Discutere e coordinarsi in anticipo con l’Ufficio Legale e di Conformità prima di intraprendere qualsiasi interazione che possa essere considerata un’attività di lobbying.
  • Evita anche solo l’apparenza di versare contributi politici o di beneficenza per ottenere favori o nel tentativo di esercitare un’influenza impropria.
  • Rispettare le leggi anticoncussione e corruzione e la nostra Politica anticoncussione e corruzione.

DOMANDE E RISPOSTE

Una mia amica si candida per una carica politica. Posso aiutare la sua campagna elettorale?

Sì, puoi sostenere il tuo amico a livello personale. Assicurati però che la tua partecipazione avvenga al di fuori dell’orario di lavoro e non utilizzare beni, strutture, fondi o il nome dell’Università per sostenere la campagna.

Connettersi con le nostre comunità

Crediamo nell’impegno responsabile in attività caritatevoli e filantropiche per avere un impatto positivo sulle comunità in cui viviamo e lavoriamo. Come azienda, contribuiamo con fondi, tempo e talento a sostenere programmi aziendali e cause locali. Ognuno di noi è incoraggiato – ma non obbligato – a partecipare alle numerose iniziative che Univers sostiene.

Fai La cosa giusta

  • Ritenere le nostre Terze Parti responsabili – assicurarci che operino in modo etico, nel rispetto della legge e in modo coerente con il nostro Codice, le nostre politiche e i nostri valori.
  • Ricorda che anche i nostri clienti e le terze parti ripongono la loro fiducia in noi. Comprendi e rispetta le loro aspettative in merito alla protezione, all’uso e alla divulgazione delle informazioni riservate che ci forniscono.

Ultima modifica: 14 set 2023

1. INTRODUZIONE

La presente Politica di SpeakUp (la “Politica“) si applica a tutte le società del gruppo Univers (il “Gruppo“), pertanto quando ci riferiamo a “Univers”, “società” “noi”, “ci” o “nostro”, intendiamo la società o le società pertinenti del gruppo Univers.

La presente Politica si applica a tutti i membri di Univers, quali dipendenti (a tempo pieno e parziale), lavoratori a contratto, consulenti, funzionari e amministratori del Gruppo (collettivamente indicati come“Persone Universitarie” o “tu”).

Univers si riserva il diritto di rivedere, rivedere, modificare o sostituire la Politica e/o di introdurre nuove politiche o linee guida a integrazione della presente Politica di volta in volta per riflettere le mutevoli esigenze dell’azienda e, ove necessario, per riflettere variazioni locali, requisiti aggiuntivi e/o eccezioni alla presente Politica. Sarà responsabilità di ogni Persona Universitaria conoscere e rispettare la versione più aggiornata di questa Politica.

Univers si impegna ad adottare pratiche commerciali responsabili e a condurre sempre le proprie attività e operazioni con integrità e in modo onesto ed etico. È essenziale che tutte le Persone Univers, i clienti, le terze parti e le comunità in cui operiamo siano in grado di segnalare preoccupazioni relative a comportamenti illegali, sospetti o reali, a comportamenti non etici o a comportamenti scorretti nella nostra attività.

Se le domande e le preoccupazioni più autentiche vengono portate alla nostra attenzione attraverso i nostri canali di comunicazione, ci consentiranno di individuare tempestivamente i potenziali problemi. Questo ci permette di ridurre al minimo i danni potenziali per la nostra Università, i nostri clienti, gli investitori, i colleghi e i partner commerciali.

Univers è quindi determinata a creare e mantenere una cultura in cui le domande possano essere poste e le segnalazioni di comportamenti non etici o illegali o di violazioni del nostro Codice di Condotta, delle nostre politiche e dei nostri processi, possano essere fatte attraverso i nostri vari canali di segnalazione senza timore o minaccia di ritorsioni, e che le segnalazioni siano trattate in modo serio, confidenziale, equo e in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili. Questo impegno è sottoscritto dal nostro top management e dai direttori di Univers come parte del loro sostegno individuale e collettivo al nostro Codice di Condotta.

2. PRINCIPI GENERALI

A. QUANDO FARE DOMANDE O SEGNALARE I TUOI DUBBI

Ogni Persona Univers ha il dovere di segnalare una violazione delle leggi e dei regolamenti applicabili, del nostro Codice di Condotta, delle politiche e dei processi associati, o un comportamento non in linea con i nostri valori quando tale comportamento si verifica all’interno della nostra azienda o coinvolge qualsiasi persona con cui siamo in affari. Rimanere in silenzio in queste situazioni può causare danni gravi o irreparabili alla nostra azienda e/o alle persone interessate da tali comportamenti.

Dovresti fare domande anche se non sei sicuro che un particolare comportamento o una linea d’azione pianificata sia legale o etica, o se desideri una guida sulla legalità o l’etica di una particolare questione legata al lavoro.

B. DI QUALI ARGOMENTI PUOI PARLARE?

Devi segnalare preoccupazioni e/o chiedere consigli o indicazioni su azioni o comportamenti che violano le leggi e i regolamenti vigenti, i valori di Univers, il Codice di Condotta e le politiche e i processi aziendali. Tali questioni possono includere :-

  • Questioni finanziarie come insider trading, frodi, dichiarazioni finanziarie errate, riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo, appropriazione indebita, furto o imbroglio.
  • Abuso di alcol o droghe
  • Corruzione
  • Questioni relative a violazioni dei diritti umani e del diritto del lavoro, tra cui discriminazione sul posto di lavoro, molestie (anche sessuali), abuso di potere, abuso, mobbing o licenziamento ingiusto.
  • Questioni ambientali e di salute e sicurezza (ad esempio se hai subito un infortunio sul lavoro)
  • Conflitto di interessi
  • Controlli sulle esportazioni e violazioni delle sanzioni commerciali
  • Uso improprio o violazione della proprietà intellettuale e/o delle informazioni confidenziali
  • Protezione dei dati, privacy o criminalità informatica
  • Furto, danneggiamento o uso improprio dei beni di Univers o di terzi in nostra custodia o controllo
  • Problemi di prodotto e di qualità
  • Comportamento anticoncorrenziale / antitrust, sleale o non etico
  • Ritorsioni contro chiunque parli
  • falsificazione, distruzione o manomissione impropria di documenti e/o informazioni rilevanti per Univers o per le sue operazioni commerciali.


TLa presente Politica non è destinata a risolvere domande o reclami che potresti avere in merito alle tue condizioni di impiego (ad esempio, compensi, valutazioni delle prestazioni, sviluppo della carriera) o a risolvere questioni personali che potresti avere con i tuoi colleghi. In questi casi, devi rivolgerti all’ufficio Risorse Umane.

C. COME SEGNALARE I TUOI DUBBI

Se possibile, se sei preoccupato per un determinato comportamento, prendi in considerazione l’idea di parlare con la persona il cui comportamento ti preoccupa. Ad esempio, se una persona fa delle battute che trovi offensive o che ti mettono a disagio, potresti spiegare alla persona che fa le battute come ti senti. Tuttavia, se non ti senti a tuo agio, puoi utilizzare uno dei seguenti canali di segnalazione dell’Università.

Questi sono:-

  • il tuo manager di riferimento;
  • il dipartimento delle risorse umane;
  • l’ufficio legale e di conformità; e
  • la piattaforma “SpeakUp”.

Come linea guida generale, la prima persona a cui rivolgersi per sollevare una questione interna è il tuo responsabile di linea. Tuttavia, se non ti senti a tuo agio o se è proprio il tuo manager di riferimento a voler sollevare un problema, puoi utilizzare gli altri canali di segnalazione disponibili in Univers. Per aiutarti a decidere a chi rivolgerti all’interno di Univers in caso di domande o di segnalazioni interne, consulta il diagramma di flusso riportato nell’allegato A.

D. ABUSO DEI CANALI DI SEGNALAZIONE

Quando segnali un problema, le informazioni fornite possono portare a decisioni che hanno un impatto su altri. Pertanto, quando fai una segnalazione, devi sapere o ragionevolmente credere, nel momento in cui la fai, che le informazioni fornite siano vere. Una segnalazione fatta senza un’onesta convinzione della veridicità delle informazioni fornite o deliberatamente fuorviante sarà considerata in malafede. Se fai una denuncia in malafede non sarai tutelato. Infatti, una segnalazione deliberatamente falsa o fuorviante rappresenterà un uso improprio dei canali di segnalazione di problemi reali. Potranno essere intraprese azioni disciplinari nei confronti di chi abusa dei canali di segnalazione di preoccupazioni reali. Tuttavia, non ci saranno conseguenze negative per te se le tue preoccupazioni si rivelano infondate.

3. PORRE DOMANDE O SEGNALARE PROBLEMI TRAMITE LA PIATTAFORMA SPEAKUP

A. METODI PER ESPRIMERSI ATTRAVERSO LA PIATTAFORMA SPEAK UP

La piattaforma SpeakUp è gestita da un fornitore di servizi indipendente ed è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno. Puoi fare domande o segnalare i tuoi dubbi nella tua lingua, per telefono o via internet.

Tutte le segnalazioni e le domande poste saranno prese in seria considerazione.

Puoi fare domande o sollevare dubbi

  • Telefono. I numeri di telefono specifici per ogni paese sono riportati nell’Allegato B.
  • L’applicazione SpeakUp si chiama “SpeakUp by People Intouch” dall’App Store/Google Play e può essere scaricata su un cellulare/dispositivo mobile. Puoi cliccare sul seguente codice QR: –

Le istruzioni passo-passo su come utilizzare i diversi canali di accesso tramite SpeakUp sono contenute nell’Allegato B della presente Policy.

Puoi anche visitare il portale Legal and Compliance per utilizzare i vari canali SpeakUp.

B. INFORMAZIONI DA FORNIRE QUANDO SI SEGNALA UN PROBLEMA

Se desideri segnalare un problema tramite la piattaforma SpeakUp, fornisci il maggior numero possibile di informazioni concrete. Questo permetterà ai team che esamineranno e/o indagheranno sul tuo problema di farlo in modo efficace. Le informazioni che dovresti fornire sono le seguenti

  • Il contesto, la storia e il motivo del rapporto;
  • I nomi, le date, i luoghi e altre informazioni rilevanti;
  • Documenti, foto, video o registrazioni vocali che possano supportare il tuo rapporto (possibile solo se il rapporto viene effettuato online e soggetto a limitazioni nella dimensione del file).

Non è necessario che tu sia in possesso di tutti i fatti relativi a un problema prima di fare una segnalazione. È importante che tu non indaghi su un problema per raccogliere prove sufficienti a dimostrare che si è verificata una violazione da segnalare. Questo compito dovrebbe essere affidato al Team investigativo (definito nella sezione 3C). Tuttavia, cerca di fornire informazioni ragionevolmente sufficienti per consentire al Team investigativo di effettuare almeno una valutazione preliminare sulla natura del tuo reclamo e sulle persone o entità coinvolte.

C. COSA SUCCEDE DOPO AVER FATTO UNA DOMANDA O SOLLEVATO UN PROBLEMA TRAMITE LA PIATTAFORMA SPEAK UP?

Riconoscimento

Dopo aver inviato una segnalazione o una domanda, la piattaforma SpeakUp confermerà che il tuo messaggio è stato ricevuto dal sistema.

Revisione iniziale

Un Triage Team (la cui funzione principale è quella di condurre una valutazione preliminare di alto livello di ogni messaggio ricevuto tramite la piattaforma SpeakUp per determinare questioni quali la natura di un’accusa che è stata segnalata) condurrà un esame iniziale della tua domanda o segnalazione. Il Team di Triage determinerà inoltre la linea d’azione appropriata e assegnerà la segnalazione a una persona o a un team appropriato per rispondere alla tua domanda, esaminare ulteriormente il tuo problema e/o condurre un’indagine (“Team investigativo”).

Riceverai inoltre una risposta dal Team di Triage o dal Team Investigativo entro 7 giorni dalla ricezione della tua segnalazione.

Rispondere alle domande, approfondire l’esame e/o le indagini

Se hai posto una domanda che non richiede ulteriori verifiche e/o indagini, la tua domanda riceverà una risposta nel più breve tempo possibile. Se il tuo problema non rientra nell’ambito di applicazione di questa Politica, puoi anche rivolgerti direttamente al dipartimento competente.

Se hai fatto una segnalazione, il Team Investigativo stabilirà se la tua segnalazione è sufficientemente valida e potrebbe

  • ti contattano per chiederti maggiori informazioni;
  • ti chiedono se sei disposto ad essere intervistato;
  • per quanto possibile, fornirti una stima del tempo necessario per trattare il tuo caso;
  • fornirti aggiornamenti regolari sull’andamento delle sue indagini, nella misura in cui sia legale o appropriato farlo; e/o
  • proporre altri mezzi per risolvere il problema, ad esempio la mediazione.

Le tempistiche di queste fasi dipendono da vari fattori, come la complessità e la natura del caso. Tuttavia, il Team Investigativo procederà senza ritardi irragionevoli per affrontare qualsiasi segnalazione.

Il Team Investigativo condurrà ulteriori esami e/o indagini principalmente attraverso verifiche a tavolino e, se necessario, interviste a testimoni.

Reporting

Una volta completata l’indagine, il team investigativo riferirà i risultati e le raccomandazioni al responsabile dell’ufficio legale, normativo e di conformità, che approverà, modificherà o formulerà le proprie raccomandazioni sulle misure da adottare da parte del dipartimento o dei dipartimenti Universitari competenti e/o dell’azienda,

Verrai inoltre informato dell’esito dell’indagine, a meno che ciò non violi le leggi vigenti, gli obblighi di riservatezza e/o altri diritti di terzi. (È importante ricordare che anche una persona accusata di illecito ha diritto alla riservatezza).

Azioni

Il Team Investigativo si assicurerà che le misure approvate, modificate o apportate dal Responsabile Legale e Regolamentare e dall’Ufficio Compliance siano eseguite dai dipartimenti Universitari e/o dalla società interessati.

Rapporti e chiusura

Il team investigativo chiuderà il caso dopo che le indagini e le misure raccomandate sono state eseguite.

Sarai avvisato una volta chiuso il caso, anche se non sarai informato dell’esito dell’indagine.

Tutte le questioni che rientrano nell’ambito di applicazione della presente Politica e che vengono presentate tramite la piattaforma SpeakUp saranno gestite secondo un protocollo di indagine.

4. PROTEGGERE UNA PERSONA CHE SEGNALA UN PROBLEMA

Indipendentemente dai canali utilizzati per segnalare un problema internamente, i seguenti principi chiave sono applicati a chiunque segnali un problema attraverso uno qualsiasi dei nostri canali di segnalazione.

A. RISERVATEZZA

Qualsiasi segnalazione fatta dall’utente in conformità con la presente Politica sarà trattata con la massima riservatezza. Le informazioni saranno condivise solo con un numero limitato di persone in base alla necessità di sapere. Le informazioni saranno condivise solo se richiesto dalla legge, se è in gioco un importante interesse pubblico e/o se è assolutamente necessario per indagare correttamente sulla questione denunciata. In linea di principio, qualsiasi persona sotto indagine sarà informata di essere oggetto di una segnalazione in corso di indagine il prima possibile, a meno che la notifica non possa compromettere l’indagine, violare la legge applicabile o se vi è il rischio di ritorsioni nei confronti della persona che ha effettuato la segnalazione.

A prescindere da tutte le misure adottate per proteggere la tua riservatezza, non si può mai garantire che tu non venga coinvolto dalla persona sotto indagine. Univers ha inoltre il diritto di effettuare le divulgazioni necessarie per conformarsi alle leggi e ai regolamenti vigenti e/o per richiedere una consulenza legale indipendente.

B. ANONIMATO

Sebbene sia possibile effettuare una segnalazione in forma anonima, è preferibile rivelare la propria identità quando si effettua la segnalazione tramite SpeakUp, in modo che :-

  • le tue preoccupazioni possono essere affrontate in modo più efficiente. (Ad esempio, il team investigativo può avere più facilmente accesso a te e chiederti maggiori dettagli);
  • possiamo fornire una protezione più efficace contro le ritorsioni, come richiesto dalle leggi e dai regolamenti applicabili (se è probabile che tu ne subisca); e
  • qualsiasi sospetto che il rapporto sia stato fatto con cattiveria o in “malafede” può essere evitato o minimizzato.


C. PRIVACY DEI DATI

I dati personali elaborati per rispondere alle segnalazioni saranno trattati da Univers in modo trasparente, equo, etico e legale. La nostra Politica sulla privacy e sulla protezione dei dati descrive i nostri requisiti minimi per il trattamento dei dati personali e per garantire il rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili in materia di protezione dei dati.

Tali dati personali saranno mantenuti riservati e saranno utilizzati esclusivamente per gli scopi descritti nella presente Informativa e/o per conformarsi alle leggi e ai regolamenti applicabili.

I dati personali vengono elaborati nel nostro legittimo interesse per individuare comportamenti non etici e scorretti. Inoltre, i dati personali possono essere elaborati per consentirci di adempiere agli obblighi previsti dalle leggi e dai regolamenti applicabili che ci impongono di implementare processi e sistemi di whistleblowing.

Nel corso della segnalazione di un problema e/o della risposta a una segnalazione, i dati personali saranno trasferiti all’estero (cioè al di fuori del paese in cui viene effettuata la segnalazione).

Quando fai una segnalazione utilizzando la piattaforma SpeakUp, i dati personali forniti nella segnalazione saranno ospitati nei Paesi Bassi e in Francia. I traduttori utilizzati per le segnalazioni telefoniche non in lingua inglese sono situati in paesi con livelli adeguati di protezione dei dati. I dati personali possono anche essere condivisi con dipendenti autorizzati all’interno di Univers al fine di rispondere e gestire le segnalazioni effettuate ai sensi della presente Policy, di monitorare le segnalazioni e di avere la supervisione di questa Policy. Tali trasferimenti sono soggetti a garanzie adeguate per la protezione dei dati personali nei paesi terzi. Ove richiesto, i dati personali possono essere condivisi anche con terze parti, se necessario, per fornire supporto nella revisione e nella risposta alle segnalazioni effettuate ai sensi della presente Politica. Queste terze parti dispongono di misure tecniche e organizzative adeguate e sono stati o saranno stipulati con loro contratti per far rispettare i loro obblighi ai sensi delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

Se i tuoi dati personali vengono trattati in relazione a una segnalazione che effettui ai sensi della presente Policy, Univers ti tutelerà in relazione ai tuoi dati personali come previsto dalle leggi sulla privacy applicabili. In genere ciò include il diritto di essere informati, di accedere, di rettificare, di cancellare, di limitare il trattamento, di opporsi e di presentare un reclamo in relazione ai tuoi dati personali. Se fai una richiesta sui tuoi dati personali che ci fornisci quando fai una segnalazione o quando ti viene richiesto dai team di Triage e/o di Investigazione, la tua richiesta verrà esaminata caso per caso e ti verrà data risposta in conformità con le politiche di Univers relative alla privacy e alla protezione dei dati.

D. NON RITORSIONE

Nell’ambito del nostro impegno a rispettare le leggi e i regolamenti applicabili in materia di whistleblowing e a creare una cultura in cui tutte le Persone Universitarie si sentano a proprio agio nel parlare tempestivamente di comportamenti scorretti, non tolleriamo alcuna forma di ritorsione né permettiamo che vengano intraprese azioni negative nei confronti di chiunque semplicemente faccia domande, riferisca i propri dubbi in buona fede e/o collabori a un’indagine o a un’inchiesta.

Le ritorsioni potrebbero assumere la forma di una qualsiasi delle seguenti azioni e non saranno tollerate 🙂

  • Sospensione, licenziamento, licenziamento o misure equivalenti.

  • Retrocessione o rifiuto di promozione

  • Trasferimento di mansioni, cambio di sede di lavoro, riduzione dello stipendio o modifica dell’orario di lavoro.

  • Una valutazione negativa del rendimento o una referenza lavorativa priva di fondamento

  • L’imposizione o la somministrazione di qualsiasi misura disciplinare, rimprovero o altra sanzione, inclusa una sanzione pecuniaria.

  • Coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo

  • Discriminazione, trattamento svantaggioso o ingiusto

  • La mancata conversione di un contratto di lavoro temporaneo in uno a tempo indeterminato, quando avevi la legittima aspettativa che ti sarebbe stato offerto un lavoro a tempo indeterminato

  • Mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro temporaneo

  • Provocare o minacciare di provocare danni alla persona che fa la denuncia, ai suoi familiari, ai suoi beni personali o alla sua reputazione.

  • Risoluzione anticipata o annullamento di un contratto per beni o servizi.

Se sei stato minacciato o se sono state prese misure contro di te dopo aver parlato di una tua preoccupazione genuina/legittima o dopo aver collaborato a un’indagine o a un’inchiesta, devi parlarne.

Univers adotterà tempestivamente misure correttive per affrontare qualsiasi caso di ritorsione riscontrato o sospettato. La ritorsione o la minaccia di ritorsione è una questione disciplinare che può portare al licenziamento. Le ritorsioni possono anche costituire una violazione delle leggi e dei regolamenti vigenti, con conseguenti potenziali responsabilità civili e sanzioni penali.

È importante notare che se sei stato coinvolto in una condotta scorretta, potresti non ricevere le stesse tutele previste da questa Politica facendo una segnalazione sulla condotta scorretta in cui sei stato coinvolto.

5. DUBBI E DOMANDE SULLA POLITICA

Se ritieni che un problema sollevato ai sensi della presente Politica non sia stato gestito correttamente, se non sei soddisfatto dell’esito di una segnalazione o se temi di subire ritorsioni, puoi rivolgerti direttamente all’Ufficio Legale e di Conformità.

Qualsiasi domanda relativa a questa Politica può essere rivolta anche all’Ufficio Legale e di Conformità. Il nostro indirizzo e-mail è: [email protected]

ALLEGATO A

ALLEGATO B

Il codice organizzativo di Univers è: – 108664

Country

Phone number

Phone instructions

Albania

0035545301801

Number : +35545301801 Call charged at local rate

Algeria

00213983299338

Number : +213983299338 Call charged at local rate

Angola

00244226425610

Number : +244226425610 Call charged at local rate

Anguilla

18334222005

Freephone : 18334222005

Antigua and Barbuda

18334222006

Freephone : 18334222006

Argentina

00541120397280

Number : +541120397280 Call charged at local rate

Australia

0061282846262

Number : +61282846262 Call charged at local rate

Austria

0800909683

Freephone : 0800909683

Bahamas

18334222007

Freephone : 18334222007

Bahrain

0097316501936

Number : +97316501936

Bangladesh

008809610998462

Freephone : +880(0)9610998462

Barbados

0012466239631

Number : +1(246)6239631 Call charged at local rate

Belgium

080089326

Freephone : 080089326

Belize

18000130076

Freephone : 18000130076

Benin

0022920900380

Number : +22920900380 Call charged at local rate

Bermuda

18334222008

Freephone : 18334222008

Bhutan

009752379003

Freephone : +9752379003

Bolivia, Plurinational State of

800105122

Freephone : 800105122

Bosnia and Herzegovina

0038770330093

Number : +38770330093 Call charged at local rate

Botswana

8007861103

Freephone : 8007861103

Brazil

00551147008838

Number : +55(11)47008838 Call charged at local rate

Brunei Darussalam

8014657

Freephone : 8014657

Bulgaria

8002100645

Freephone : 800210 0645

Burkina Faso

0022625300982

Number : +22625300982 Call charged at local rate

Cambodia

1800209867

Freephone : 1800209867

Cameroon

00237657103112

Freephone : +237657103112

Canada

0015143950496

Number : +1(514)3950496 Call charged at local rate

Cayman Islands

0013457695580

Number : +1(345)7695580 Call charged at local rate

Chile

0056224835917

Number : +56224835917 Call charged at local rate

China

108001523042

Freephone (via China Telecom):108001523042

China

108008522221

Freephone (Via China United Network) : 108008522221

Colombia

00576012421247

Number : +576012421247 Call charged at local rate

Costa Rica

0050640360350

Number : +50640360350 Call charged at local rate

Côte d'Ivoire

002250566770918

Freephone:+2250566770918

Croatia

08007745

Freephone : 08007745

Cyprus

80091142

Freephone : 80091142

Czechia

800050833

Freephone : 800050833

Denmark

004543310961

Number : +4543310961 Call charged at local rate

Dominica

18334221998

Freephone : 18334221998

Dominican Republic

0018299471996

Number : +1(829)9471996 Call charged at local rate

Ecuador

1800001432

Freephone : 1800001432

Egypt

08000000083

Freephone : 08000000083

ElSalvador

0050322304752

Number : +50322304752 Call charged at local rate

Estonia

003726093008

Number : +3726093008 Call charged at local rate

Ethiopia

800861919

Freephone : 800861919

Fiji

008002650

Freephone : 008002650

Finland

0800392912

Freephone : 0800392912

France

0805543753

Freephone : 0805543753

French Guiana

0800991448

Freephone : 0800991448

French Polynesia

0800914886

Freephone : 0800914886

Georgia

1800008013

Freephone : 1800008013

Germany

08001818952

Freephone : 08001818952

Ghana

00233596993553

Number : +233596993553 Call charged at local rate

Greece

0080044145924

Freephone : 0080044145924 The number will not work when called from a mobile

Grenada

0014732300333

Number : +1(473)2300333 Call charged at local rate

Guam

18338096777

Freephone : 18338096777

Guatemala

0050223028459

Number : +50223028459 Call charged at local rate

Hong Kong

0085230194193

Number : +85230194193 Call charged at local rate

Hungary

0680984589

Freephone : 06809845 89

Iceland

003544150349

Number : +3544150349 Call charged at local rate

India

0008000503159

Freephone : 0008000503159

Indonesia

00622180630074

Number : +622180630074 Call charged at local rate

Ireland

1800800636

Freephone : 1800800636

Israel

0097233741225

Number : +97233741225 Call charged at local rate

Italy

800147694

Freephone : 800147694

Jamaica

0018766779125

Number : +1(876)6779125 Call charged at local rate

Japan

0081366270734

Number : +81366270734 Call charged at local rate

Jordan

080023801

Freephone : 080023801 No mobile access

Kazakhstan

00787273574582

Number : +7(8727)3574582 Call charged at local rate ; No mobile access

Kenya

00254207650957

Number : +254207650957 Call charged at local rate

The Republic of Korea

0082232761660

Number : +82232761660 Call charged at local rate

Kuwait

0096522055730

Freephone : +96522055730

Latvia

80005929

Freephone : 80005929

Lebanon

8338160193

Freephone : 8338160193

Lithuania

880030366

Freephone : 880030366

Luxembourg

003523420808982

Number : +3523420808982 Call charged at local rate

Malaysia

0060377243136

Number : +60377243136 Call charged at local rate

Malta

80065144

Freephone : 80065144

Martinique

0800901651

Freephone : 0800901651

Mauritius

0023052970999

Number : +23052970999 Call charged at local rate

Mexico

00525547806198

Number : +525547806198 Call charged at local rate

Moldova, Republic of

080060016

Freephone : 080060016

Morocco

00212530144108

Number : +212530144108 Call charged at local rate

Myanmar

08008008062

Freephone : 08008008062

Namibia

00264833800103

Freephone : +264833800103

Nepal

18000010186

Freephone : 18000010186

Netherlands

0031107007503

Number : +31107007503 Call charged at local rate

New Zealand

006499135892

Number : +6499135892 Call charged at local rate

Nicaragua

0050575137610

Number : +50575137610 Call charged at local rate

Nigeria

07080601221

Freephone : 07080601221

North Macedonia

0038925513216

Number : +38925513216 Call charged at local rate

Norway

004724140601

Number : +4724140601 Call charged at local rate

Oman

80074161

Freephone : 80074161

Pakistan

0080090044437

Freephone : 0080090044437

Panama

005073084480

Number : +5073084480 Call charged at local rate

Papua New Guinea

000861322

Freephone : 000861322

Paraguay

0098004410266

Freephone : 0098004410266 No mobile access

Peru

080074535

Freephone : 080074535

Philippines

180083948474

Freephone : 180083948474 Can only be connected by Globe Telecom device

Poland

00800012953

Freephone : 00800012953

Portugal

800831302

Freephone : 800831302

Puerto Rico

0017872007305

Number : +1(787)2007305 Call charged at local rate

Qatar

800101094

Freephone : 800101094

Réunion

1800916980

Freephone : 1800916980

Romania

0800400653

Freephone : 0800400653

Serbia

0038110520043

Number : +38110520043 Call charged at local rate

Seychelles

800131

Freephone : 800131

Singapore

006564037051

Number : +6564037051 Call charged at local rate

Slovakia

0800113418

Freephone : 0800113418

Slovenia

080083115

Freephone : 080083115

South Africa

0027214277937

Number : +27(21)4277937 Call charged at local rate

Spain

0034900031156

Number : +34900031156 Call charged at local rate

Sri Lanka

0094720910370

Number : +94(72)0910370 Call charged at local rate

Sudan

00249156559883

Freephone : +249156559883

Suriname

8338160919

Freephone : 8338160919

Sweden

0201604703

Freephone : 0201604703

Switzerland

0800005691

Freephone : 0800005691

Taiwan

00886277438912

Number : +886277438912 Call charged at local rate

The United Republic of Tanzania

0800111020

Freephone : 0800111020

Thailand

006628449693

Number : +6628449693 Call charged at local rate

Trinidad and Tobago

0018682241869

Number : +1(868)2241869 Call charged at local rate

Tunisia

0021631300338

Number : +21631300338 Call charged at local rate

Turkey

00800448828602

Freephone : 00800448828602

Turksand Caicos Islands

18334621355

Freephone : 18334621355

Uganda

00256414238162

Number : +256414238162 Call charged at local rate

United Arab Emirates

80004440408

Freephone : 80004440408

United Kingdom

08000224118

Freephone : 08000224118

United States of America

0016692887154

Number : +1(669)2887154 Call charged at local rate

Uruguay

000415985762

Freephone : 000415985762

The Bolivarian Republic of Venezuela

00582123357722

Number : +582123357722 Call charged at local rate

Viet Nam

008419003271

Number : +8419003271 Call charged at local rate

Virgin Islands (British)

18334621356

Freephone : 18334621356

VirginIslands (U.S.)

18337246398

Freephone : 18337246398

Zimbabwe

002638677422010

Freephone : +2638677422010

ISTRUZIONI PER L’UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA SPEAKUP

Via web

Fase 1: Tieni pronti carta e penna.

Fase 2: Clicca su https://univers.speakup.report/compliance per fare rapporto in inglese. In alternativa, puoi scansionare il seguente codice QR:

Schermata della piattaforma SpeakUp gestita autonomamente da Univers per la segnalazione via web.


Passo 3: per creare un nuovo rapporto, clicca sull’icona “Nuovo rapporto”. (Vedi l’immagine qui sopra)…

Fase 4: ti verrà assegnato un numero di rapporto casuale. Annota il numero perché ti servirà per accedere nuovamente in un secondo momento per controllare lo stato del tuo rapporto o per correggerlo o aggiungerlo. Ti verrà inoltre richiesto di creare una password. Avrai bisogno della password1 per accedere e del numero di rapporto per controllare il tuo rapporto. (Vedi la schermata qui sotto)

1Le passworddevono avere una lunghezza minima di 12 caratteri e devono contenere almeno: un numero, una lettera maiuscola, una lettera minuscola e un carattere speciale (!@#$%^&*


Passo 5: Scrivi il tuo messaggio. Se vuoi includere un allegato (ad esempio una foto), clicca sull’icona della graffetta nella pagina del messaggio (vedi lo screenshot qui sotto).

Usa l’icona della graffetta per gli allegati

Fase 6: Quando hai finito, clicca su “Invia messaggio” per lasciare la tua segnalazione.



Fase 7: ti verrà chiesto se vuoi confermare l’invio del rapporto. Se vuoi rivedere il tuo rapporto, clicca sul pulsante “Annulla”. Se sei sicuro di voler inviare il rapporto, clicca su “Invia”.

Fase 8: Riceverai una conferma dell’invio del tuo rapporto. Non dimenticare di conservare il numero del tuo rapporto come indicato nell’avviso di conferma. (vedi esempio di conferma di invio del rapporto qui sotto).

Fase 9: Controlla lo stato del tuo rapporto dopo una settimana. I team di Triage o di Investigazione potrebbero aver bisogno di ulteriori informazioni o aggiornarti sullo stato della revisione del tuo rapporto. Per farlo, torna allo stesso URL, inserisci il numero del tuo rapporto e la password. Sebbene tu abbia la possibilità di lasciare il tuo indirizzo e-mail, ti preghiamo di non farlo.

Tramite il telefono

Fase 1: Tieni pronti carta e penna.

Fase 2: componi il numero di telefono del paese in cui ti trovi. (Fare riferimento all’Allegato B). Si noti che la maggior parte dei Paesi, ma non tutti, dispone di un numero verde da chiamare per effettuare la segnalazione.

Passo 3. Il messaggio vocale ti chiederà il tuo “Codice dell’organizzazione”. Digita il nostro codice organizzazione: 108664. (A differenza del rapporto web, il codice dell’organizzazione è comunque necessario nel rapporto telefonico).

Passo 4: seleziona la lingua in cui vuoi lasciare il tuo messaggio.

Fase 5: Riceverai un numero casuale chiamato “numero di rapporto”. Annota il numero di rapporto che ti servirà per verificare lo stato del tuo rapporto.

Fase 6: Ti verrà chiesto di creare un codice PIN. Avrai bisogno del tuo Codice PIN/Numero PIN anche per controllare lo stato del tuo rapporto o se vuoi correggerlo o aggiungerlo.

Fase 7: Dopo il tono, pronuncia il tuo messaggio. Assicurati di pronunciare in modo chiaro e possibilmente di scandire i nomi o le località. Il tuo messaggio sarà registrato perché non parlerai direttamente con una persona all’altro capo della linea.

Fase 8: Una volta terminato il messaggio, premi 1 o riaggancia.

Tramite l’App SpeakUp

Passo 1: Scarica l’applicazione SpeakUp People Intouch dall’App Store/Google Play. Scansiona il seguente codice QR:-

L’applicazione si presenta così: –

Fase 2: Apri l’applicazione per impostare il tuo codice PIN/Numero PIN cliccando su “Imposta il tuo Pin”.

Fase 3: inserisci il codice PIN scelto e ricordalo. Inserisci lo stesso Codice PIN/Numero PIN per confermare nuovamente. In caso contrario, dovrai disinstallare e reinstallare l’applicazione sul tuo dispositivo e non potrai accedere al tuo report.

Fase 4: L’applicazione ti chiederà di connetterti alla tua organizzazione scansionando il codice QR o di “Connetterti manualmente”. Seleziona “Connetti manualmente”.

Fase 5: Inserisci il codice dell’organizzazione (il codice della nostra azienda è: 10365) Ora puoi creare il tuo rapporto quando vedrai la seguente schermata. Premi il pulsante “+ Nuovo rapporto”.

Fase 7: Puoi scrivere il tuo rapporto o registrare un messaggio. Clicca su “Scrivi un messaggio” e clicca sull’angolo in alto a destra per modificare le impostazioni della lingua. In alternativa, clicca su “Registra un messaggio vocale” per lasciare un messaggio vocale. (Se lasci un messaggio vocale, questo verrà trascritto e l’amministratore e/o il team investigativo di Univers’ potranno leggere solo la trascrizione del tuo messaggio vocale. Non potranno ascoltarlo).

Passo 8: se vuoi scrivere il tuo messaggio invece di lasciare un messaggio vocale, scrivi il tuo messaggio nella casella di testo aperta; carica eventuali documenti necessari utilizzando l’icona della graffetta. Una volta terminato, clicca sull’icona dell’aeroplanino per inviare.

Fase 9: ti verrà chiesto di controllare nuovamente il tuo messaggio; se vuoi modificarlo, clicca su “Annulla“; se vuoi inviarlo, clicca su “Invia“.

Passo 10: Clicca su “Sì, avvisami” se vuoi ricevere notifiche quando c’è una risposta.

Fase 11: Effettua nuovamente il login dopo una settimana per verificare lo stato del tuo rapporto.

Ultima modifica: 31 mar 2025

Dichiarazione di Univers sulla schiavitù moderna

La presente dichiarazione illustra le misure che Univers e le nostre controllate hanno adottato in relazione alle nostre responsabilità ai sensi del Modern Slavery Act 2015 del Regno Unito per mitigare il rischio di schiavitù moderna nelle nostre attività e nella nostra catena di fornitura nell’esercizio finanziario conclusosi il 31 dicembre 2024.

Per “Persone Univers” si intendono tutti i membri di Univers, come i dipendenti (a tempo pieno e parziale), i lavoratori a contratto, i consulenti, i funzionari e gli amministratori di Univers.

Introduzione

In Univers abbiamo un approccio di tolleranza zero nei confronti della schiavitù moderna in qualsiasi forma, compresi il lavoro forzato, il lavoro minorile, il lavoro vincolato, la tratta di esseri umani e tutte le altre pratiche di sfruttamento. Tutte le organizzazioni, indipendentemente dalla loro ubicazione, sono a rischio di essere coinvolte nel reato di schiavitù moderna, in quanto può verificarsi in qualsiasi punto della catena di fornitura e attraverso le proprie operazioni.

Siamo firmatari del Global Compact delle Nazioni Unite e aderiamo ai suoi dieci principi in materia di diritti umani, lavoro, ambiente e lotta alla corruzione.

La nostra attività e la nostra catena di fornitura

In qualità di leader globale nel settore dell’Al per l’energia, Univers fornisce soluzioni digitali, attraverso la sua piattaforma proprietaria Energy Al Operating System, EnOS™, che supportano la decarbonizzazione dei sistemi energetici. Le sue offerte comprendono la gestione delle prestazioni energetiche, l’ottimizzazione delle energie rinnovabili e il controllo della ricarica dei veicoli elettrici. L’azienda gestisce più di 20 uffici in 11 paesi: Singapore (la nostra sede centrale), Cina, Francia, Germania, India, Giappone, Malesia, Norvegia, Paesi Bassi, Regno Unito e Stati Uniti.

La nostra attività in tutte le sedi è basata su uffici, supportati da una rete di fornitori che forniscono beni e servizi, come servizi cloud, applicazioni software, sistemi informatici, servizi professionali, manodopera in outsourcing e altre operazioni in outsourcing. Abbiamo instaurato e continueremo a mantenere un rapporto di fiducia e integrità con tutti i nostri fornitori, basato su fattori reciprocamente vantaggiosi.

Politiche

Univers ha adottato diverse politiche per valutare e affrontare i rischi della schiavitù moderna. Tali politiche sono consultabili alla pagina Panoramica delle politiche e comprendono:

  • Codice di Condotta – impegna tutte le Persone Universitarie a rispettare i più alti standard di integrità e stabilisce il nostro impegno a rispettare i diritti umani e la dignità di ogni persona con cui abbiamo a che fare durante la nostra attività.
  • Codice di condotta per i fornitori – vieta esplicitamente tutte le forme di schiavitù moderna e richiede a tutti i fornitori di firmare e riconoscere la loro conformità alle leggi sul lavoro e agli standard internazionali sui diritti umani.
  • Politica di Due Diligence per le terze parti – garantisce l’identificazione e la valutazione dei rischi di schiavitù moderna sia al momento dell’assunzione che per tutta la durata del nostro impegno con le terze parti.


Processi di due diligence

Esaminiamo tutti i nuovi fornitori alla luce di considerazioni ambientali e sociali, tra cui la loro reputazione, il rispetto della legge, la conformità agli standard ambientali, sanitari e di sicurezza e l’impegno nei confronti dei principi del Global Compact delle Nazioni Unite. Oltre alla due diligence durante la fase di inserimento, effettuiamo verifiche continue di due diligence sui fornitori di servizi terzi esistenti. Le terze parti a più alto rischio sono sottoposte a una due diligence rafforzata e possono essere obbligate a fornire ulteriore documentazione o piani d’azione correttivi.

Valutazione del rischio

Effettuiamo valutazioni annuali del rischio della nostra catena di fornitura valutando la geografia, il settore industriale e la natura dei beni o dei servizi forniti. Questa valutazione determina la nostra risposta e i controlli di rischio che implementiamo, consentendoci di adottare un approccio proattivo e basato sul rischio per gestire i rischi di schiavitù moderna nelle nostre operazioni e nella nostra catena di fornitura.

Abbiamo valutato che i rischi intrinseci di violazione dei diritti umani nelle nostre operazioni e nel nostro cambiamento di valore sono bassi a causa della natura della nostra attività nel settore tecnologico. Sebbene i lavoratori in outsourcing costituiscano più della metà della nostra forza lavoro totale, in genere impieghiamo professionisti qualificati che hanno un’esposizione minima alle pratiche di schiavitù moderna e adottiamo inoltre misure proattive per gestire questo rischio, ingaggiando solo agenzie affidabili che rispettano le leggi e i regolamenti in materia di occupazione.

Formazione e sensibilizzazione

Comunichiamo il nostro Codice e le relative politiche a tutte le Persone Univers e rendiamo il nostro Codice e le nostre politiche facilmente disponibili. Univers fornisce anche il materiale di formazione relativo a queste politiche e moduli di formazione sui diritti umani e sulla schiavitù moderna attraverso le nostre piattaforme di formazione di terzi.

Whistleblowing

Il Gruppo incoraggia tutti i suoi dipendenti, le terze parti o le controparti (ad esempio clienti e altri partner commerciali) a segnalare qualsiasi preoccupazione relativa alle attività dirette o alle catene di fornitura dell’organizzazione. Ciò include qualsiasi circostanza che possa dare origine a un rischio maggiore di schiavitù o traffico di esseri umani.

Univers dispone di un canale di segnalazione per consentire a terzi, come clienti, fornitori, dipendenti e appaltatori, di segnalare eventuali casi di illecito.

Il canale per le segnalazioni di irregolarità è stato progettato per consentire a chiunque di fare segnalazioni senza timore di ritorsioni. I dipendenti che hanno dei dubbi possono utilizzare il nostro approccio riservato attraverso la piattaforma Speak Up. Questo approccio di segnalazione indipendente viene ampiamente annunciato ai dipendenti e ai fornitori di tutto il mondo e monitorato dal dipartimento di conformità globale di Univers.

In alternativa, le segnalazioni possono essere fatte dai dipendenti che informano il proprio manager di riferimento o un membro senior delle Risorse Umane, il quale condurrà o farà condurre un’indagine anonima a un individuo senior.

In tutti i percorsi di divulgazione, nel 2024 non sono state effettuate chiamate o divulgazioni dirette in relazione alla schiavitù moderna e alla tratta di esseri umani.

Valutare l’efficacia delle nostre azioni

Rivediamo regolarmente le nostre politiche, procedure e sistemi per garantirne la solidità e la conformità ai requisiti normativi, oltre a sostenere e rispettare gli standard e i principi internazionali in materia di diritti umani e del lavoro stabiliti dalla Dichiarazione Universale dei Diritti Umani delle Nazioni Unite e dall’Organizzazione Internazionale del Lavoro.

Abbiamo anche valutato le nostre attività commerciali in relazione alla tassonomia dell’UE, laddove soddisfano le garanzie sociali minime, ovvero le Linee guida dell’OCSE per le imprese multinazionali e i Principi guida delle Nazioni Unite su imprese e diritti umani. Per valutare l’efficacia del nostro approccio vengono monitorati indicatori chiave come la percentuale di fornitori controllati, le segnalazioni o gli incidenti sollevati in relazione a violazioni del lavoro e i tassi di completamento della formazione.

Guardare avanti

Con la crescita della nostra azienda, crescono anche l’importanza, il numero e la portata delle relazioni nelle nostre catene di fornitura. Continuiamo a prendere provvedimenti per valutare le aree in cui la schiavitù moderna potrebbe essere una possibilità e a studiare i meccanismi migliori e più efficaci per gestire questi rischi.

Firma

In conformità con il Modern Slavery Act 2015 del Regno Unito e le relative linee guida, la presente Dichiarazione copre il periodo compreso tra il 1° gennaio 2024 e il 31 dicembre 2024. È stata approvata dal Consiglio di amministrazione il 29 aprile 2025 e sarà rivista e aggiornata annualmente.

Autorizzato da :

Erica Newland
Direttore, Univers Pte. Ltd.

Ultima modifica: 29 aprile 2025

Univers si impegna a creare un ambiente diversificato, sicuro e inclusivo in cui le nostre persone possano prosperare. In quanto datore di lavoro con pari opportunità, tutte le decisioni di assunzione e le opportunità di avanzamento presso Univers si basano sul merito, sulle qualifiche, sulle competenze e sulle capacità. I candidati qualificati saranno presi in considerazione per l’assunzione a prescindere da età, razza, sesso, colore della pelle, stato civile, religione, orientamento sessuale, disabilità, estrazione sociale o etnica, appartenenza a sindacati o altre caratteristiche non legate al merito.

Ultima modifica: 12 ott 2023